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從菜鳥業務晉級訂單爆量的工作術─每天都花12分鐘寫這個

2020/8/27  
  

文《業績飆倍的PDCA日報表工作法》/業務PDCA工作法理論創辦者 中司祉岐

不斷使用日報表來進行改善,一個月就會出現3%的差距。若是用複利循環月息3%,一年就會變成1.42倍,就是像這樣的感覺。將順利的事規則化,另一方面,改善不順利的事,留意不要重蹈覆轍。若能每天重複做這些事,一年後就會有脫胎換骨的成長,我稱之為複利成長。

 

實踐PDCA日報表時,最重要的就是書寫時間。

普遍認為,日報表是在結束一日的業務後填寫。可是,在工作時想到了什麼好點子,或是做了什麼導致失敗等細節,若沒有當下立刻記下來就會忘記。因此針對我們的客戶,我會希望他們將一個月份的日報表訂在文件夾上隨身攜帶,常書寫。

最有效的就是分成三次書寫:早上、工作時和晚上。早上開始工作前寫下今日預定;白天工作時隨身攜帶日報表,發現什麼就寫下來;晚上結束一天的工作之後,一邊回顧當天,一邊思考順利的事以及改善方法。總之請記住,PDCA 日報表寫法是,「早上五分鐘,白天想到就寫,晚上七分鐘」。

那麼,接下來詳細介紹PDCA日報表的書寫時間吧。

 

早上五分鐘要做的事

首先是早上。所需時間為五分鐘。

工作前,在日報表的最上方寫下「提振精神的一句話」。可以寫得很具體,像是「達成○○萬日圓營業額!」、「拿到○件訂單!」也可以寫下策略或口號,像是「對眼前的人展露笑容」、「與其煩惱不如行動」。重點是積極地度過一天的正向宣言。

其次要寫的是「夢想.希望」。這裡可以寫下展望,像是「公司的年交易總額達到○億日圓」、「想讓顧客開心」等。以我為例,我所寫的是「培育一○○○名日報表顧問,改變日本」,但是因為每天寫同樣的事也會膩,所以請依當天的心情改變內容吧。

 

前幾天在神戶舉辦講座時,我在日報表的「夢想.希望」一欄中,寫下了「想吃好吃的神戶牛!」重要的是自己的情緒是否會因為這句話而高昂。也可以寫下想要的東西、想獲得的東西等物欲,像是「想要○○的手錶」或是「想在○○蓋一棟房子」等。

持續書寫日報表,業績提升後,所有客戶們所寫的內容都會從自己的物欲變成帶給公司員工幸福或做有益社會的事。成長中的企業經營者,會出現這個改變

很有趣,但不需要從一開始就太過刻意或逞強。

 

寫下「提振精神的一句話」以及「夢想.希望」的目的,是為了從早上就能提振一天的工作情緒。情緒是提升工作表現的重要因素之一,即便是每天做同樣的工作,情緒高昂更比較容易做出成果。

 

預約自己的時間

接下來則是書寫今天必須要達成的「目標」,也要想一下事前做好的預約等,將時間表寫入「今日預定」中。請將今天之後的預定,也全都寫入年計畫表與月計畫表,並寫入今天非做不可的任務。以十五分鐘為基準,分類成十五分鐘以內可以結束的「空檔任務」以及要花到十五分鐘以上的「耗時任務」,還要寫入緊急度沒那麼高的「本月想做的事」。

 

將應做、想做的事,依緊急度與重要度做分別,整理成四類:「緊急度高× 重要度高」、「緊急度高× 重要度低」、「緊急度低× 重要度高」和「緊急度低× 重要度低」,就能更妥善管理時間。隨時在腦中想像如下頁圖的四象限矩陣。當然,優先度最高的是被分為「緊急度高× 重要度高」的。

 

這些就是利用早上五分鐘要填寫的內容,一開始可能會因為不習慣而花費超過五分鐘,但很快就會習慣了,所以不用擔心。接下來則是「白天想到就寫」。

白天想到就寫

白天則是要寫下「實際結果」以及感想。這是為了自我成長而寫的日報表,

不是要報告給誰看的,所以重點是要誠實、坦率並具體地書寫。

不僅是順利的事,連不順利的事也請毫不保留地寫下來,然後晚上回到公司或是回家後,再看一次白天寫的東西,也就是複習。早上五分鐘所訂立的當日計畫相當於預習。像這樣使用日報表,每天重複預習與複習,不斷提升經營技巧,就是活用日報表的最重要目的,因此寫日報表的時間點很重要。

 

我在成為日報表顧問之前,從事過很多種職種(主要是業務與銷售),從餐飲業、服裝販售到土木工程業都有。擔任建築業務時,我會在跑完業務後,在車上寫;做服裝銷售時是將日報表資料夾放在收銀檯下方,結完帳、送走顧客後,勤奮記下接待客人的結果。

 

 

機會就在細微的變化中

行動後立刻書寫,這一點非常重要,因為要是不馬上寫下來就會忘記。若是想著統整在一起後一次寫,絕對會忘記,人就是這麼健忘。尤其是碰到不好的經驗時,就會立刻忘記。業務工作不順利時,就會連續發生不好的經驗,我也有過這樣的經驗。努力跑業務,卻不斷被客戶拒絕,所以心情很差,就會想立刻忘記。這種狀態下,就算晚上回到辦公室,想回想早上發生過的事,也很難再想起細節。因此在接待客戶、跑業務、談生意之後,都要寫下結果以及注意事項,很簡短也無所謂,千萬別忘了這點!

 

以前我還是土木工程公司的業務時,曾跑過好幾間不動產公司。我的工作內容是接受不動產公司所持有的租賃物件改建工程訂單,因為公司規模很小,所以即使是業務也會穿著工作服去幫忙現場的改建工程。

之前跑業務時,我都忙到沒時間換西裝,就直接穿著工作服去見客戶了。因為我之前曾經在客戶公司的停車場換西裝,殊不知都被其他員工看見了,還曾經因為很急著換衣服,所以襯衫下襬沒有紮好等等的糗事。

 

結果那天我就穿著工作服去拜訪客戶了,沒想到奇妙的變化發生了。平時與客戶商談時,大多是站著把話說完,但那天客戶卻請我入坐,還端茶給我喝,當然能說到話的時間也比平常更長(之後我會再說明原因)。結束拜訪後,我在車內寫下:「下午三點:○○○○不動產端茶給我了,感動!」其實日報表的好處就像這樣,能在忘記一些細微的變化前立刻記錄下來。

 

晚上七分鐘要做的事

結束工作後,晚上花七分鐘回顧這一天。或許有人會覺得七分鐘很半吊子,但據說人最能集中精神的時間是十五分鐘。例如需要非常高專注力的同步口譯者,能做到最好的極限就是十五分鐘,據說每十五分鐘就替換成其他口譯者是最理想的。所以十五分鐘的一半七分鐘,就能維持專注力,也不會那麼疲累,所以才這麼設定。

 

剛開始執行時,會因為東想西想而花上二三十分鐘,但是請盡可能在七分鐘內結束,這是為了能長久持續寫日報表的一個祕訣。若是花很長時間去寫日報表,漸漸地就會覺得麻煩,而且經常會因為一些小事就中斷寫日報表的習慣,像是忘了帶,或是紙張破損。在七分鐘內專心書寫,即便想再多寫一些,時間到就要停手。

晚上寫日報表時,要針對「今日目標」的結果如何,先寫「今日結果」的欄位。視業種不同,若能將每月的營業目標分成每天的目標,就請將那數字寫成目標,在「今日結果」一欄中寫下當日結果與從月初到當日為止的進展情況(超出目標多少?還差目標多少?)。若是不足,就要思考對策該如何補救。

 

接下來是日報表最重要的部分,回顧「順利的事(Good job)「不順利的事(Bad job)。先前提到,我直接穿工作服去拜訪客戶,沒想到對方卻端茶給我,這就是Good job。為什麼穿工作服去跑業務,客戶的應對更好了呢?我分析後,覺得原因是比起穿西裝,穿著工作服更能降低對方的心理隔閡,並且產生親近感,然後我就把這個分析結果寫入「順利的事」之中。

因為想讓其他公司的業務商談也同樣順利,就要將順利的事「規則化」。也就是說,去別間公司拜訪時也試著穿工作服去。

接下來就來思考「不順利的事(Bad job)吧。

 

想辦法將缺點變優點

我還在當業務時,客戶時常會用「因為你還年輕」這句話來拒絕我。所謂「還年輕」的意思是,沒有成績所以讓人不安、無法信任或是容易發生風險。客戶基本上都會找拒絕的理由。雖然每月都會和各種類型的公司有業務往來,但不是所有的回應都是好的,大多時候都是被拒絕的。

當時我才二十多歲,是真的很年輕,所以被人說「因為你還年輕」時,實在難以反駁。因此我會在晚上,於「不順利的事(Bad job)一欄中,寫下「今天也被人說『因為你還年輕』」,努力思考改善對策。

有沒有什麼能正面表現「年輕」這點呢?年齡無法改變,如果客戶是用負面角度看待「年輕」這件事,那麼只要具體展現出「年輕」的積極性,就能讓對方不再推辭。我想出來的是「有年輕與速度就不會輸」這句標語,這個方法能扭轉對方的既定印象:因為年輕,所以行動快速,稍微勉強些也經得住。因此我在「改善方法」一欄中寫下「標語:年輕與速度在任何地方都不會輸」。

 

微小的改變讓訂單爆量

之後工作服與這句標語就成了我跑業務的武器。在被對方說太年輕之前,我就會先說,只要年輕又速度快就不會輸。結果因為我先提到年輕,對方就無法用這點反駁我了。

關於速度,我不只是說說而已,還會去調整工期與調度人手,用兩個月完成其他公司需要花費兩個半月才能完成的改建工程,向潛在客戶提案時,訂單竟然提高了七八成。對不動產公司來說,能提早半個月完工,就能提早收到半個月的房租,接單的機率自然會提升。

 

手寫日報表的優點就在於,可以立刻記下工作中細微的變化、成功經驗和失敗經驗。千萬要記得!察覺變化時要立刻記下,不然很快就會忘記。不記下就會陷入惡性循環,重複著同樣的失敗、心情變糟,最後就是放棄目標。

 

順利的事規則化,就能多加應用

其次重要的是將順利的事規則化,就能應用在其他工作上,另一方面,改善不順利的事,留意不要重蹈覆轍。若能每天重複做這些事,一年後就會有脫胎換骨的成長,我稱之為複利成長。

例如不斷使用日報表來進行改善,一個月就會出現三%的差距。若是用複利循環月息三%,一年就會變成一.四二倍,就是像這樣的感覺。