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減肥、業績提升都適用!全靠「PDCA」日報表工作法

2020/8/27  
  

文《業績飆倍的PDCA日報表工作法》/業務PDCA工作法理論創辦者 中司祉岐

 

各位有聽過「飲食日記」(Recording Diet)嗎? Recording 就是記錄,藉由每天在日記上記錄體重與吃的東西,輕鬆減輕體重的瘦身法。實際在醫療現場也會採用飲食日記來做為治療肥胖的一環,而且也確實有減重的效果,手機上的APP也有很多這種程式。

為什麼飲食日記有效呢?因為這是將難以看見的東西可視化,就如同順利執行PDCA循環般。

P(計畫)  輕鬆減輕體重。

D(實行)  記錄當天吃的東西、體重等。

C(檢核)  思考飲食內容、分量、均衡、與體重間的關係、運動等。

D(改善)  持續好的事物,改善不好的地方。

 

 

中餐以及晚餐吃了些什麼?很多人都決定得很隨便、馬虎,只會決定「中午吃了蕎麥麵,晚餐就不想吃麵類」之類的,通常很難考慮一整天的營養均衡以及卡路里總攝取量。

但是,開始寫飲食日記後,飲食意識就改變了。因為每餐吃些什麼變得可視化,吃下去的結果也會變成體重,一邊看著每天的體重變動,就會產生各種健康意識,想著吃了什麼會胖?有無偏食?什麼時候身體狀況比較好等等。修正不好的地方,持續好的地方,透過這樣的日常累積,就能輕鬆控制體,這就是飲食日記的機制,這和日報表的效果是一樣的。

 

不論是哪種業種,都很難看見業務內容,若是只憑個人感覺,就無法改善業務。漫不經心的飲食,只會變得愈來愈不健康。因此要盡可能用數字明確寫出每日、每週、每月的目標(預定),正確掌握自己的現況現是非常重要的。

人只要把所有事情可視化,就會在無意識中想提升數字,想縮短與目標之間的差距。古代哲學家亞里斯多德的名言:「人是追求目標的動物」,在這句話後面,他還說了:「只要為了想達到目標而努力,人生就會變得有意義。」

 

每個月結束時,希望各位至少在一週內做出每月的核算表,結算各部門的營業額與經費數值(推定值),請檢核是否有達成目標(預定)。

知名的京瓷變形蟲式管理就是活用了這種部門別的核算。觀察實際的營收數字與每月目標間的差異,並努力思考對策。

 

目標馬虎的人不會成功

我們的客戶是中小企業的經營者和從事業務的員工,在諮詢的初期階段,我們會問:「引進日報表後想變成怎麼樣呢?」

大部分的人會說:「想大幅提升營業額。」可是所謂的「大幅」只是模糊的形容詞,對於實際的目標沒有幫助。若是看不見終點,人是不可能往前走的。要像「三年內將營業額提高兩倍」這樣提出具體的數字,先決定第一個目標地點,思考該如何到達那裡。

之前提到的飲食日記也是,若是能在一開始就具體設定好自己想變成什麼樣,會更能提升效果。不僅是目標體重,還要想像著買了尺寸稍微小一點的牛仔褲,並且想像穿著它的模樣。日報表中有「夢想與希望」的欄位,藉由每天不停地確認,就能烙印在潛意識中,成為改善業務的活力。

 

提高簽約率的魔法原子筆

將改善習慣化也和飲食日記有很大的共通點,回顧一日的業務,持續將好事規則化,改善不好之處。只要這樣持續下去,就會不斷增加好事。此外,藉由經常保持這樣的觀點,就能察覺到之前沒注意到的改善處、課題以及創意。只是察覺一些小事也可以,重要的是數量多寡。

我以前還是土木建設公司的業務時,曾有一個煩惱。與客戶商談到最後階段,也就是在簽約時,客戶都不太願意在合約上簽名,經常會說「今天還不是時候」而延後簽約。在簽約階段拖延是非常危險的,打鐵趁熱是鐵則。所以祕訣是,趁對方正在興頭上時,趕緊拿出合約就能提升簽約率。在最後時若花費太多時間很危險,因為對方改變心意的風險會提高。

雖然在日報表中寫入了「於簽約時苦戰,下次一定要簽約!」但我想著,一定得拿出什麼解決方案來。連一些無聊事都包含在內,我想了很多種方法,最後我找到了一個成功率很高的方法。

 

Q彈大作戰

我所想出來的作戰就是讓對方隨時拿著筆,降低他在合約上簽名的心理障

礙。我的所有原子筆中,有一種是在握柄的地方纏裹著非常柔軟的矽利康材質,用手指握住那裡時,可以感受到Q彈的舒適感(順帶一提,那是三菱鉛筆的Uni α-gel」)。

一開始談簽約的時候,我會用閒聊的方式說:「社長,最近我買了一款很有趣的原子筆喔。就是這個,像這樣握著,就會覺得很Q彈而覺得很療癒。要不要試試看?」然後讓對方握住原子筆,就只有這樣而已。

之後我算好簽約時機說:「今天就希望您能在合約上簽名」,然後將合約與Q彈的原子筆拿到對方面前,結果對方比我想像中的更快就簽名了。我把這個「Q彈原子筆大作戰」規則化之後,成功簽到了很多合約。

就像這樣,可以用業務PDCA日報表,重複寫出問題點與課題,讓所有工作可視化,思考對策(或是假設)、實行,然後再檢核其成果。