文《業績飆倍的PDCA日報表工作法》/業務PDCA工作法理論創辦者 中司祉岐
各位有聽過「飲食日記」(Recording Diet)嗎？ Recording 就是記錄，藉由每天在日記上記錄體重與吃的東西，輕鬆減輕體重的瘦身法。實際在醫療現場也會採用飲食日記來做為治療肥胖的一環，而且也確實有減重的效果，手機上的ＡＰＰ也有很多這種程式。
為什麼飲食日記有效呢？因為這是將難以看見的東西可視化，就如同順利執行ＰＤＣＡ循環般。
P(計畫) 輕鬆減輕體重。
D(實行) 記錄當天吃的東西、體重等。
C(檢核) 思考飲食內容、分量、均衡、與體重間的關係、運動等。
D(改善) 持續好的事物，改善不好的地方。
中餐以及晚餐吃了些什麼？很多人都決定得很隨便、馬虎，只會決定「中午吃了蕎麥麵，晚餐就不想吃麵類」之類的，通常很難考慮一整天的營養均衡以及卡路里總攝取量。
但是，開始寫飲食日記後，飲食意識就改變了。因為每餐吃些什麼變得可視化，吃下去的結果也會變成體重，一邊看著每天的體重變動，就會產生各種健康意識，想著吃了什麼會胖？有無偏食？什麼時候身體狀況比較好等等。修正不好的地方，持續好的地方，透過這樣的日常累積，就能輕鬆控制體，這就是飲食日記的機制，這和日報表的效果是一樣的。
不論是哪種業種，都很難看見業務內容，若是只憑個人感覺，就無法改善業務。漫不經心的飲食，只會變得愈來愈不健康。因此要盡可能用數字明確寫出每日、每週、每月的目標(預定)，正確掌握自己的現況現是非常重要的。
人只要把所有事情可視化，就會在無意識中想提升數字，想縮短與目標之間的差距。古代哲學家亞里斯多德的名言：「人是追求目標的動物」，在這句話後面，他還說了：「只要為了想達到目標而努力，人生就會變得有意義。」
每個月結束時，希望各位至少在一週內做出每月的核算表，結算各部門的營業額與經費數值(推定值)，請檢核是否有達成目標(預定)。
知名的京瓷變形蟲式管理就是活用了這種部門別的核算。觀察實際的營收數字與每月目標間的差異，並努力思考對策。
目標馬虎的人不會成功
我們的客戶是中小企業的經營者和從事業務的員工，在諮詢的初期階段，我們會問：「引進日報表後想變成怎麼樣呢？」
大部分的人會說：「想大幅提升營業額。」可是所謂的「大幅」只是模糊的形容詞，對於實際的目標沒有幫助。若是看不見終點，人是不可能往前走的。要像「三年內將營業額提高兩倍」這樣提出具體的數字，先決定第一個目標地點，思考該如何到達那裡。
之前提到的飲食日記也是，若是能在一開始就具體設定好自己想變成什麼樣，會更能提升效果。不僅是目標體重，還要想像著買了尺寸稍微小一點的牛仔褲，並且想像穿著它的模樣。日報表中有「夢想與希望」的欄位，藉由每天不停地確認，就能烙印在潛意識中，成為改善業務的活力。
提高簽約率的魔法原子筆
將改善習慣化也和飲食日記有很大的共通點，回顧一日的業務，持續將好事規則化，改善不好之處。只要這樣持續下去，就會不斷增加好事。此外，藉由經常保持這樣的觀點，就能察覺到之前沒注意到的改善處、課題以及創意。只是察覺一些小事也可以，重要的是數量多寡。
我以前還是土木建設公司的業務時，曾有一個煩惱。與客戶商談到最後階段，也就是在簽約時，客戶都不太願意在合約上簽名，經常會說「今天還不是時候」而延後簽約。在簽約階段拖延是非常危險的，打鐵趁熱是鐵則。所以祕訣是，趁對方正在興頭上時，趕緊拿出合約就能提升簽約率。在最後時若花費太多時間很危險，因為對方改變心意的風險會提高。
雖然在日報表中寫入了「於簽約時苦戰，下次一定要簽約！」但我想著，一定得拿出什麼解決方案來。連一些無聊事都包含在內，我想了很多種方法，最後我找到了一個成功率很高的方法。
Q彈大作戰
我所想出來的作戰就是讓對方隨時拿著筆，降低他在合約上簽名的心理障
礙。我的所有原子筆中，有一種是在握柄的地方纏裹著非常柔軟的矽利康材質，用手指握住那裡時，可以感受到Q彈的舒適感(順帶一提，那是三菱鉛筆的Uni α-gel」)。
一開始談簽約的時候，我會用閒聊的方式說：「社長，最近我買了一款很有趣的原子筆喔。就是這個，像這樣握著，就會覺得很Q彈而覺得很療癒。要不要試試看？」然後讓對方握住原子筆，就只有這樣而已。
之後我算好簽約時機說：「今天就希望您能在合約上簽名」，然後將合約與Q彈的原子筆拿到對方面前，結果對方比我想像中的更快就簽名了。我把這個「Q彈原子筆大作戰」規則化之後，成功簽到了很多合約。
就像這樣，可以用業務ＰＤＣＡ日報表，重複寫出問題點與課題，讓所有工作可視化，思考對策(或是假設)、實行，然後再檢核其成果。
