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就靠一張紙解決──快速濃縮工作的實用思考術

2020/4/13  
  

 

文/淺田卓《20個字的精準文案》

 

「二十字濃縮表」怎麼用?

首先,請你準備綠、藍和紅三色筆,還有一張紙。整本書只要這兩樣東西即可。

 

圖/三采文化提供

 

 

之後的應用篇和奧祕篇所介紹的執行表,也不會用到其他工具。因為目前還在練習階段,是以寫為重點,所以請準備稍微大張一點的紙,影印紙、筆記本或計算紙等皆可,形式不拘。

在上「紙一張工作術」的課程時,我會請學員準備B5大小的筆記本。如果手邊沒有B5尺寸的紙,大一點的A4也可以。

切記!千萬不要使用記事本,因為尺寸太小,至少要大於A5,否則會很難書寫。

 

關於紙張大小,之後我會列出實例說明。另外,請各位準備紙張,不要用電腦的Word。因為實體紙張比螢幕畫面更能刺激大腦。

為了讓大家容易理解,這裡以「閱讀一本書」為範例。在彙整閱讀內容時,請先在左上方欄位寫下書名。

 

01釐清目的

首先, 請你思考自己讀這本書的目的。執行表上的「P?」, 指的是「Purpose?」,也就是閱讀目的。在閱讀前,請用紅筆在欄目內填入目的。做到簡化表達和思考整理,目的扮演了非常重要的角色。

釐清目的後,才能去除跟目的無關的資訊,這麼做才能去蕪存菁,將資訊濃縮成一張紙或一句話。目的是我們進行思考整理時的重心,也是簡化思緒的依據。之所以用紅筆,是為了強調目的的重要性。

 

02找出關鍵字

你可以直接回想,或是翻書查看,將有助於寫出達成目的的關鍵字,這部分請用藍筆填寫。執行表上有十六個欄位,不一定要全部填滿,填滿並不是此步驟的目的。

再強調一次,思考和整理是指整理資訊、歸納想法。

用藍筆寫出關鍵字,是為了蒐集資訊和資源,幫助我們將內容濃縮成二十個字。基本上,只要有八個關鍵字就相當足夠了。

 

如果關鍵字超過十六個又該怎麼辦呢?答案是,強制結束。資訊量太多反而會引發混亂,阻礙我們歸納想法,十六個已是極限。凡事應講求平衡與中庸,不多不少,剛好就好。

總之別想太多,能寫多少就寫多少,一次就成功當然最好,成果普普就再試一次,反正再怎麼寫,也只有一張的份量對吧。

 

Point關鍵十分鐘

建議各位可設定時間限制。像是用碼表計時,規定自己在十分鐘之內找完關鍵字。如果十分鐘真的無法完成,最多也不要超過十五分鐘。因為一旦超過十五分鐘,專注力就會大幅降低。

 

03用紅筆圈連分類

花十分鐘用藍筆寫完關鍵字後,就要進入最後的彙整了。這時,請重新拿出紅筆。前面我們已用藍筆完成資訊整理的步驟,接下來就要用紅筆進行想法的歸納。

將意思相同的詞彙圈連起來

將類似的詞彙圈連、分類

將詞彙間的共通點寫在空白處

這麼一來,就能歸納出有助於達成目的的詞彙。這個步驟的重點在於邊寫邊思考,也就是邊圈連分類邊思考。一般人因為沒有受過訓練,在不動筆的情況下進行整理是很困難的。所以在彙整關鍵字時,請務必一邊動筆一邊思考,效率才會高。

 

濃縮在二十字以內的一句話

請用紅筆逐字填入下方1P? 的欄位中。1P? 1Phrase 的意思,也就是用一句話說,或是用接近二十字描述。

 

1P? 一共有二十三格,多出的三格是緩衝區。這部分的重點也是限制,最多不可超過二十三字。逐格填寫的方式,可幫助各位確認自己有沒有接近二十字的原則。

 

一開始能順利將字數控制在範圍內的人並不多。別擔心, 我剛進TOYOTA 的第一年也是這樣的。建議各位抱著量重於質的心態,反覆嘗試,不斷練習。寫完十張後你會發現,自己的彙整能力會愈來愈好,慢慢抓到二十字的精髓。

 

濃縮小祕訣

一開始各位可能比較沒有自信,建議可先用藍筆寫,之後再用紅筆進行修

改。如果你怎麼想都超過二十字,可用以下三個自問句簡化句子──

 

用比較短的方式換句話說呢?

若調換語序,會不會更簡明扼要?

增加或減少形容詞,會不會更一目瞭然?

 

之後再用紅筆補充或刪減就可以了。在填寫1P? 時,千萬不要有壓力,反

正之後還能用紅筆修改嘛!