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揭密TOYOTA的最強工作術,僅僅只靠一張紙!

2020/4/13  
  

文/淺田卓《20個字的精準文案》

 

 

濃縮的力量
看完上面的說明,各位應該都明白為什麼要濃縮成二十字了。不過,光是知道為什麼還不夠,重點是:

要怎麼做才能將內容濃縮成二十字呢?

 

在回答這個問題之前,我想先向各位自首一件事。

我以前很不擅長濃縮內容。

看到這裡一定有人心想:「真的假的?前面你不是濃縮出很多二十字的重點句嗎?」別懷疑,是真的。
說出來可能沒人相信,我以前是國文白癡。尤其是整理重點型的題目,每每遇到都是一個頭兩個大。
從前的我是如何變成濃縮高手的呢?當時我讀了很多教人如何彙整重點的書,無奈都不見效。
直到我進了TOYOTA每天都得做幾百張「紙一張型文書」,才從基礎改善了我的彙整能力。

 

 

文書的「三不限制」
我的上班族生活大半都是在TOYOTA 度過。TOYOTA 一年就能創造超過兩兆圓的盈利。像這樣的國際級大企業,藏有什麼樣的工作祕訣呢?
針對這點,市面上的觀點五花八門,大家各有各的主張。但我認為,重點在於TOYOTA 內部的「紙一張彙整工作術」。


TOYOTA 習慣將所有文書簡約成一張紙,無論是企劃書、裁決書、請購單、報告書、會議紀錄、分析資料、審議資料、討論文件,都是彙整成單張A4或A3紙。
雖然公司對此並無明文規定,但TOYOTA 上下共有七萬名員工,基本上都採用這個方法。我在《在TOYOTA 學到的只要「紙一張」的整理技術》一書中,曾介紹過TOYOTA 實際使用的「紙一張型文書」。

 

這些文書有「三不限制」:

限制:不超過一張紙
限制:不超出框格
限制:不偏離主題

 

第一點應該不難理解,就是文書內容不超過一張紙。基本上不超過一張A4,如果不夠,就以一張A3為限。
每張資料上都有數個框格,也就是欄位、儲存格,每個框格上方都標有主題。在製作文書時,文量不可超出框格,且不可輸入跟主題無關的內容。


問題來了,在紙一張、框格和主題的這三大限制之下,一直製作文書會發生什麼事呢?
因為每天都必須想方設法將資料彙整成紙一張、一個框格和一個主題,不難想像,彙整能力一定會突飛猛進。
當你做的資料愈來愈多,這些量就會提升彙整能力的質。一開始我彙整得並不順利,每次把做好的文書給主管看,都是滿江紅,內容被主管大刪特刪。
改完後再拿去,還是白紙去,紅紙回。慢慢的,我終於能夠不倚靠別人的力量,將文量控制在框格內。


如果你擔心:「我不像你有主管可以幫忙看耶,只靠自己,真的有辦法提升彙整能力嗎?」我可以告訴你:「可以的。」在主管的輔助下,我確實很快就抓到了精髓。「速度」不是重點,只要你製作文書時遵守紙一張、框格和主題的三個限制,就一定能夠練就一身彙整功夫。


有了限制,自然無法自由發揮。我的學員、讀者經驗告訴我,無論再怎麼不擅長簡化文章,只要堅守「三不限制」拚命練習,最後一定都能成為彙整高手。所以不用擔心,就放手去做吧!