文／淺田卓《20個字的精準文案》
濃縮的力量
看完上面的說明，各位應該都明白為什麼要濃縮成二十字了。不過，光是知道為什麼還不夠，重點是：
要怎麼做才能將內容濃縮成二十字呢？
在回答這個問題之前，我想先向各位自首一件事。
我以前很不擅長濃縮內容。
看到這裡一定有人心想：「真的假的？前面你不是濃縮出很多二十字的重點句嗎？」別懷疑，是真的。
說出來可能沒人相信，我以前是國文白癡。尤其是整理重點型的題目，每每遇到都是一個頭兩個大。
從前的我是如何變成濃縮高手的呢？當時我讀了很多教人如何彙整重點的書，無奈都不見效。
直到我進了TOYOTA，每天都得做幾百張「紙一張型文書」，才從基礎改善了我的彙整能力。
文書的「三不限制」
我的上班族生活大半都是在TOYOTA 度過。TOYOTA 一年就能創造超過兩兆圓的盈利。像這樣的國際級大企業，藏有什麼樣的工作祕訣呢？
針對這點，市面上的觀點五花八門，大家各有各的主張。但我認為，重點在於TOYOTA 內部的「紙一張彙整工作術」。
TOYOTA 習慣將所有文書簡約成一張紙，無論是企劃書、裁決書、請購單、報告書、會議紀錄、分析資料、審議資料、討論文件，都是彙整成單張Ａ４或Ａ３紙。
雖然公司對此並無明文規定，但TOYOTA 上下共有七萬名員工，基本上都採用這個方法。我在《在TOYOTA 學到的只要「紙一張」的整理技術》一書中，曾介紹過TOYOTA 實際使用的「紙一張型文書」。
這些文書有「三不限制」：
● 限制①：不超過一張紙
● 限制②：不超出框格
● 限制③：不偏離主題
第一點應該不難理解，就是文書內容不超過一張紙。基本上不超過一張Ａ４，如果不夠，就以一張Ａ３為限。
每張資料上都有數個框格，也就是欄位、儲存格，每個框格上方都標有主題。在製作文書時，文量不可超出框格，且不可輸入跟主題無關的內容。
問題來了，在紙一張、框格和主題的這三大限制之下，一直製作文書會發生什麼事呢？
因為每天都必須想方設法將資料彙整成紙一張、一個框格和一個主題，不難想像，彙整能力一定會突飛猛進。
當你做的資料愈來愈多，這些量就會提升彙整能力的質。一開始我彙整得並不順利，每次把做好的文書給主管看，都是滿江紅，內容被主管大刪特刪。
改完後再拿去，還是白紙去，紅紙回。慢慢的，我終於能夠不倚靠別人的力量，將文量控制在框格內。
如果你擔心：「我不像你有主管可以幫忙看耶，只靠自己，真的有辦法提升彙整能力嗎？」我可以告訴你：「可以的。」在主管的輔助下，我確實很快就抓到了精髓。「速度」不是重點，只要你製作文書時遵守紙一張、框格和主題的三個限制，就一定能夠練就一身彙整功夫。
有了限制，自然無法自由發揮。我的學員、讀者經驗告訴我，無論再怎麼不擅長簡化文章，只要堅守「三不限制」拚命練習，最後一定都能成為彙整高手。所以不用擔心，就放手去做吧！
