上台簡報其實就跟學騎自行車是一樣的道理。剛開始學騎自行車每個人都會怕，重心不穩容易摔倒。你不知道如何善用自己的身體，白白浪費力氣，學起來又累又慢。可是，經過反覆練習，你就懂得放鬆身上多餘的力氣，不需要輔助輪也能騎得很平穩。一旦學會騎乘的方法，身體就再也不會忘記，可以很自然地騎上去。
學習說話技巧也差不多，上台講話雖然可怕，但經過一段時間的訓練，就能出口成章了。當然，騎自行車也是有分等級的，像職業選手那樣高速騎乘自行車，參加越野競賽或鐵人三項競賽，需要接受特殊訓練。同樣的道理，如果你要以專業講師的身分上台簡報，那也需要一定程度的特殊練習。然而，大部分人在日常生活中不會有那樣的機會。
《無往不利的簡報表達力：談判、說服、提案都有效的47堂說話課》/三采文化出版
要講的事情太多，時間總是不夠
#資訊太多反而弄巧成拙
有些人簡報時間永遠不夠用，他們習慣把自己找到的資料統統說出來。不過，把所有資料搬出來只是求個心安而已，這樣的做法沒有考慮到聽眾。當然，也有可能是不了解聽眾看重的資訊，所以沒有辦法取捨。
不是你用一大堆資訊說明，對方就一定能夠理解。我的工作是教導大家提升演說能力，有的學員自我介紹練久了，變得越來越有信心，就會花大量的篇幅介紹自己。
例如，開場時先說自己以前的豐功偉業，再來又講到私人的興趣等等。這種介紹方式只是表面上進步，其實介紹的資訊量太多，反而很難在聽眾心中留下印象。
自我介紹的用意，是要在其他人心中留下深刻的印象，話講得太多容易適得其反。你在挑選自我介紹的題材時，主軸應該是要讓大家知道，你究竟是一個怎樣的人。
說明和報告也是同樣的道理，你把所有的資訊都搬出來，對方可能只聽得懂一成，或是完全聽不懂。
#資訊分為主要和次要
為了避免上述的情形發生，你的資訊要有主次之分。主要資訊是指一定要傳達的內容，次要資訊則是有時間再補充的內容。你可以用金字塔架構來分主次，主張和依據就是主要的資訊，其他內容則是次要資訊。仔細挑選依據，也能幫你分清主次。
分好主次以後，主要資訊放入正式報告篇幅中，次要資訊放入參考資料。主要資訊的分量不能占滿全部的報告時間，至少要空出十到十五分鐘。這樣你才有時間回答問題，或是和聽眾共同討論議題。如果你把一個小時的報告時間，統統拿來報告主要資訊，時間是一定不夠用的。我知道各位擔心時間會多出來，請不必擔心，除非你是簡報高手，不然大部分人都會講到超過時間。對方要是對你的演說內容特別感興趣，你再拿出次要資訊補充說明就好。
對方沒有主動提問的話，你也不用特地搬出次要資訊。尤其講完結論以後，搬出其他資訊只是在擾亂對方。對方可能會對你的結論感到不安，甚至對剛才敲定的決策產生疑慮，誤以為有其他議題要探討。萬一時間真的多出來，你就重述一次結論，加深聽眾的理解程度，重要訊息多講幾次也無妨。切記，說出不必要的資訊是在擾亂對方。
#對方聽不懂代表你缺乏主張
很多人告訴我，他們非常努力說明一件事，對方卻總是聽不懂他們在講什麼。這種詞不達意的狀況，是他們心中最深的痛。
話雖如此，那些聽眾也不是故意要唱反調。請各位認清事實，對方會感到困惑是你的訊息不夠明確造成的。報告和提案不是單純說明狀況就好，多思考如何傳遞訊息，人家才聽得懂你在講什麼。
那麼，到底什麼叫「訊息」？所謂的訊息不單是「你想表達的事情」，還要包含「主張」和「依據」才行。主張是指整場演說的最終結論，也就是你希望對方怎麼做。依據則是支持主張的情報。
對方聽不懂你在講什麼，代表你沒有講到主張。因此，對方不明白你的結論為何。就算你很努力說明，也只是搬出一大堆資訊而已，這算不上有效的訊息。
口才不好的人，多半不擅長思考主張，也不懂得如何表達主張。於是，每次上台簡報就被聽眾質疑，對演說這件事也就越來越沒有自信。
不過，在職場上發表談話一定要有主張，主張是你的最終結論。沒有主張的演說，等於是叫對方自行思考結論，把報告和提案的職責丟給對方。請你鼓起勇氣告訴對方，現狀就像你講的一樣，所以請他們按照你的提案行動。
#使用金字塔架構歸納訊息
接下來向各位介紹，怎麼歸納出有主張又有依據的訊息。有一種叫金字塔架構的方法非常好用。
如下圖示，放在金字塔最頂端的主張稱為主要訊息。支撐主要訊息的是次要訊息，支撐次要訊息的則是依據，屬於底層支撐高層的架構。再來說明安排架構的重點。
❶ 由上至下？由下至上？
方法主要有兩種，一種是先想出主要訊息，之後找出依據。另一種是歸納依據，順便思考主要訊息。
假如提案或企劃的主張已經決定好了，就從主要訊息向下延伸次要訊息和依據，歸納出提案或企劃的內容。
若是單純的報告，你的依據就是各種現況和資訊，所以你要把依據歸納成幾個群組，推算出次要訊息，以及最終的主要訊息。當你要提出改善現狀的方案時，先思考目前的狀況有哪些值得一提的問題，最後推算出改善的方案來當作主要訊息。
❷ 金字塔的大小
主張的難易度會影響到金字塔的大小，大規模的企劃或提案需要大量的依據，金字塔自然會變大。反之，簡單的內容就不需要太大的金字塔。次要訊息只需要三個，太多的話對方也不好理解。
❸ 選擇合宜的資訊作為依據
從依據推導出上層的訊息，不見得要使用手邊所有的資訊，留下必要的資訊就好。堪用的資訊一多，我們難免會想全部拿來用。問題是，資訊量太多是在增加對方理解的難度。你還沒講到最終結論和主張，對方就被你搞得一頭霧水了。
選擇該傳遞的資訊就好，這樣你的說明才會簡單明瞭。仔細挑選你的主張需要哪些資訊來佐證，做到這一點你的演說就會很好懂。當然，你可能會擔心對方問到額外的資訊，額外資訊和主要訊息沒有直接關聯的話，拿來當補充資料就好，不要放在正式資料裡面，等對方提到時你再拿出來講。
《無往不利的簡報表達力：談判、說服、提案都有效的47堂說話課》/三采文化出版
