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在家上班好難專心!如何進入「深度工作」狀態?

2021/9/20  
  

 

文 /《有效人生OKR:無痛突破職涯瓶頸,掌握自我、夢想、未來的最強工作術》姚瓊 著
 

新型冠狀病毒肺炎疫情期間,很多人開始在家上班。但是「在家工作」很容易分心,該如何在家工作也能穩穩提升效率,給你四步驟。

 

第一步:營造環境

為了提高在家工作的效率,我們需要營造工作氛圍,把生活與工作區分開來。可以試試下面這些事:

 

安排每日工作時間

在家工作,也需要安排時間,確認什麼時間工作,什麼時間下班。不妨把這時間規畫告知家人,確保不受打擾。具體可以參考下表

 

 

將一天分為兩到三個時段,但累計的工時應要達到標準要求。這個時間表可以固定,也可以彈性,例如臨時要陪父母看醫生就可以調整。這就是在家工作的最大魅力。但要記住:自由不是沒有計畫,只不過計畫可以靈活調整。

 

安排專用空間

不進辦公室,不代表你不需要專用的工作空間。這個空間可以是書房,也可以是臥室,也可以選擇客廳,但注意要遠離電視。你需要高速穩定的無線網路,還有專用辦公桌椅,座椅最好符合人體工學,因為久坐非常容易引起脊椎損傷。

進入辦公空間,開啟電腦,就代表「工作開始」,這讓工作有一種儀式感!當然,關上電腦就意味著工作時間結束。

 

備好飲食

建議你提前一天就做好準備,也可以選擇點外賣和外食。這對不擅長廚藝或容易糾結的人非常重要。

 

第二步:目標明確

在家工作的關鍵就是要明確設定目標、確定工作的優先順序。

 

建立階段性的OKR

在家工作,制定OKR有兩件事要注意:

  •  週期可以更短,一個月、兩個月甚至一週,加快節奏,提升產出。

②要與主管及關聯者溝通,達成共識。

 

制訂週計畫

週計畫是一個任務清單,它應該明確列出下面事物:具體的任務、任務的產出、任務的完成時間。

在制定任務清單時,要注意:每個任務,完成的時間不超過一天;每個任務,都應有完成標誌;任務的完成資訊,能夠共用和同步。

 

視覺化任務

有了週計畫就要將任務視覺化,如製作看板任務。這個看板包含三個重點:To Do,本週計畫要完成的任務;Doing,今天要做的任務;Done,本週已經完成的任務。「便利貼」是管理任務的最佳道具。

 

第三步:深度工作

研究發現,注意力分散後需要二十三分鐘才能重新集中。我們該如何進入深度工作呢?

 

設定工作節奏

沒有人可以一整天都保持專注,建議可以設定一天需要進入深度工作的時刻。在設定的時候,必須考慮什麼任務需要深度工作?深度工作與淺層工作的區別見表3–6(下圖

 

 

 

 

至於該任務是否屬於深度工作,可以參考以下問題:該任務是否需要集中注意力;任務需要有專門的知識技能嗎;任務很難重複嗎;該任務會創造新的價值嗎?

 

深度工作的時間,建議是四十五分鐘到一個半小時。我們可以在每個工作時段選定一小段深度工作的時間。

 

去除工作干擾

深入工作的前提是保持不間斷的專注,因此你需要一個無干擾的環境。也就是去除不必要的打擾——聊天訊息、電子郵件、會議、電話,你可以這樣做:將手機設定為「勿擾」模式;將電子郵件設定為自動回覆;告知同事「深度工作」的時間。

 

安排深度工作的時間可參考表3-7(下圖

但要注意的是,必須與你的團隊、主管達成共識:允許你不用及時回覆。

 

知道停止

 

根據注意力恢復理論,人的注意力是有限的,只能在一段有限的時間內專注於一項任務,直到它變得讓人筋疲力盡(通常是一、兩個小時)。所以,我們要知道結束時間。結束深度工作後,可以放鬆一下,例如看看新聞,滑滑臉書、散步、運動。讓自己小小慶祝一下,也放鬆一下大腦。

 

第四步:每週回顧

 

回顧是為了反省,並計畫下一週的工作。回顧的時候,可以參考以下問題清單:

  • 本週的總體感覺如何?
  • 什麼事讓我在本週達到目標?
  • 什麼事阻礙我本週實現目標?
  • 本週採取了哪些行動來推動我實現長期目標?
  • 下週我該如何改善?
  • 下週我該怎麼辦,才能繼續實現長期目標?

每週回顧可以讓你更加專注於什麼事能夠幫助你完成目標,什麼事會吸引你的注意力,從而節省時間,有效提升效率。營造環境、明確目標、深度工作和每週回顧,這是使在家工作更高效率的四個步驟。但是,至關重要的還是尋找初心。