1. 學會量化前的數字思考法
「正確計算」不如「迅速估算」
●不得不緊急提出報價時該怎麼辦?
關鍵字為「迅速、簡略」。假設你是位業務,接洽中的客人提出以下問題,「如果我選擇A+B的方案,再請你們幫忙針對我們公司做一些客製化調整,交期是3個月後的話,報價大約多少?」
此時你會是以下哪種反應?
.「我現在無法馬上回答您,可以讓我回去重新計算一下嗎?」
.「詳細的金額要日後才能答覆您,但大約是100萬圓左右。」
●正確答案在「對方的心裡」
這兩個回答,我認為後者的答案更好,理由是充分考量了客戶的立場,接下來我用邏輯思考的方式進行解說。
Q為何這位客人會提出這個問題呢?
→無非就是想知道金額。
Q為何想要馬上知道金額呢?
→如果金額高於預算,也沒有繼續談下去的必要。
Q客人想知道的金額一定要正確無誤嗎?
→不用。以這個例子來說,只要告知大略範圍即可。
基於上述理由,能快速算出金額,完成對方的提問,就是最好的回答。
●當客人問「大概要等多久?」時,該怎麼回答?
這種情況在日常生活中很常見,假設你常光顧的餐廳,正值尖峰時段所以已經有人在排隊了,想必你最想知道的就是「要等多久?」。若是店員出現以下三種回答,你會有什麼感覺?
①「這很難說……」
②「不太清楚耶……」
③「嗯……33或34分鐘,說不定要39分鐘。」
如果是我會對①和②的回答感到煩躁,因為我只是希望知道大概的時間,但③的答案也同樣令人不耐煩,因為微小的誤差根本無關緊要。現實生活中,應該不會真的有這樣的店員吧……,碰到這類情形時,經驗老到的店員會立刻回答。
「大約要等30至40分鐘。」
以上的回答就足以讓客人決定是要候位還是放棄,職場上也是一樣,有時只要給對方一個範圍就夠了。工作時我們要小心不要在該注意細節時草率行事,而只要大方向就好時卻斤斤計較。
●關鍵在於「乘法」
那要如何簡略計算呢?只要學會「乘法」,就能馬上達到「迅速、簡略」的計算祕訣。假設要計算一百個人各捐款五十圓時的總金額時,
50 + 50 +……+ 50 = 5000(圓)
應該沒人會用「加法」計算,而是用
50 × 100 = 5000(圓)
想要在短時間內快速掌握數量時,「乘法」才是最快的方法。
以數字大小決定優先順序
●工作的優先順序要明確
職場上常被要求「搞清楚工作的優先順序!」,但重點在於「優先順序」要如何界定?若是一個人就能完成的工作,那工作順序就能自己決定。但如果是需要上司許可或其他同事協助時,就必須與相關人員說明排定優先順序的理由,如果能得到其他人的同意就更好。這時,只要稍加進行數字思考,就能輕鬆決定優先順序,即使是文科出身的人也能輕鬆理解。
●年收800萬圓與600萬圓的相親對象,該選哪一個?
如果妳是位正在積極相親的女性,妳開出的條件是「年收1000萬圓」,而眼前的對象A是800萬圓,另一位B是600萬圓,很遺憾地兩人都沒有達到妳要的標準,但請先別急著將他們由候補名單中刪除,此時可以用「數字思考」進行判斷。
試著將對象A和B的年收最大值、最小值和發生機率全都數值化,經過計算後統整成圖1-1。從現在開始交往到論及婚嫁大概是3年後,視兩位男性的工作內容與情況而定,三年後的A年收可增加為1000萬圓、B為1200萬圓,當然也可能因工作不順而維持現狀。然而,A的年收增加至1000萬圓的機率為50%,B的年收增加至1200萬圓的機率有70%。
對象A: 800 × 0.5 + 1000 × 0.5 = 400 + 500 = 900(萬圓)
對象B: 600 × 0.3 + 1200 × 0.7 = 180 + 840 = 1020(萬圓)
計算後,選擇B是比較合理的考量,而對方成為最佳伴侶的可能性也較高。這樣的計算方式用數學用語來說是「計算期望值」,這用在量化上非常有效,以下是職場中的應用範例。
●業務戰略也可以數值化
假設你是業務負責人,要向A公司與B公司推銷,雖然已經確定會接到訂單,但金額還沒決定。從目前的洽談狀況來看,A公司的訂單最高可達600萬圓,最少也有400萬日圓,但順利簽約率只有50%;而B公司的訂單最高可達700萬圓、最差只有200萬圓,順利簽約率卻高達70%,這時要如何選擇?
只有6個數字排列的簡單情境,卻怎麼樣也無法得到答案,這時就像前一個相親案例一樣用數字思考計算期望值,計算後的數值為圖1-2。這個問題可簡化為以下哪項最優先的簡單問題,就算是國中生也能理解。
A公司:風險低、期望值為500萬圓
B公司:風險高、期望值為550萬圓
身為業務負責人,想確保個人業績就選擇A公司,若是願意冒著風險接受新挑戰就選擇B公司。不論選擇如何,只要數字化後就能輕鬆決定優先順序,還能清楚地向上司、同事做說明,我還是上班族時,就數次用這個表格進行簡明扼要的報告。
說明時沒有數字輔助會讓人覺得「為什麼?」而摸不著頭緒,看到數字就會有「啊,原來如此」的感覺,明明只是粗估的數字,卻有著不可思議的魔力。公務繁忙的上司很不喜歡曖昧不清的談話內容,要獲得上司的許可,立即提出數字就能讓對方大致掌握狀況與脈絡,是非常實用的方法。
●用「一個數字」做比較,就能下決定
看到這裡,你可能會覺得怎麼可能這麼簡單,但是決定優先順序這件事本來就是這麼容易。從企業的教育訓練經驗中,工作表現很出色的人,越能將複雜的工作簡單化,快速下決定;反觀遲遲無法下決定的人,會不斷提出各種情報,進行複雜的討論。
下決定時,如果選項太多人都會無法準確判斷,但如果只有一個選項時,不但能快速做決定,向他人說明時也很輕鬆。原因很簡單,因為數字有大小之分。所有事情都是用數字進行比較和簡化,對於你或他人都是百利而無一害。溝通時不能缺少語言,再加上「數字」的便利特性,對工作的進展會大有幫助。