我在大約二十年前踏入這行,當時我的控管能力極差——對所有命令照單全收,誰喊得最大聲,就聽誰的。我會寫待辦清單,但是對如何排定優先順序毫無概念。最後,我犯了基本錯誤,沒有完成最急迫的工作,經常被否定和責備。難過了幾個月後,我想出一套簡單的做法,稱為「每日工作計畫」。我從待辦清單挑出優先任務,將其貼進電子試算表,以七.五小時為基本單位,來預估處理每件任務需要多久時間,並在完成之後勾掉該任務。
但這套做法還是不夠完美。我必須想辦法讓電子試算表和會議這類現有任務銜接起來。那是二○○○年代初期的事,Dropbox 和Google 雲端硬碟尚未問世,同事們無法存取我的檔案,我當然也不可能邀請別人查看我某項任務的背後細節。最重要的是,如果不用心控制和管理,電子試算表上的任務無法與時間產生連結。我的意思是:我搞不清楚哪個時候該做什麼事,也不清楚自己是否在進度上。
略早於十年前,我在《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)偶然讀到丹尼爾.馬可維茲(Daniel Markovitz)的文章,得知將待辦清單移至行事曆上,有助大幅提高生產力。馬可維茲指出,待辦清單令人眼花撩亂、難以排定優先順序、缺乏背景資訊,而且無法敦促使用者投入任務,而共享行事曆能夠解決所有問題,我讀了很有共鳴。於是,二○一四年初,我開始每天執行這套方法,就這樣認識了「箱型時間」。我每天早上會先花十五分鐘決定,當天要花多久時間、做哪些事,並將這些事項寫進Google 日曆。
這麼做改變了一切。
我更能掌握所有的事。我知道自己在做什麼,有信心把注意力放在對的事情上。我能夠更準確預估任務完成的時間,因此可以提出理由,有自信地拒絕或接受新工作。在我感覺不確定或壓力很大時,我會用「回去看行事曆」來判斷。它在我需要的時候,不斷地為我提供指引。創業之初,我便期許自己當個公開透明,可為同事提供幫助的執行長。箱型時間提供了公開的共享紀錄,每一位團隊成員都能夠看見,我已經完成和正在處理的任務,並幫助我達成這兩項目標。
我愈做愈上手。回顧這十年以來的行事曆紀錄,我看見自己出現變化,包括:工作日的未利用時段減少;時間箱大小愈趨固定;時間箱的標題辨識度更高、提供更多幫助;我甚至開始用不同顏色標示時間箱,一眼便能看出不同的生活領域花了我多少時間。而且我發現,這套系統化的辦法,也適用於工作外的生活,我將愈來愈多非工作行程排入時間箱,它真的改變了一切。
這套方法在我睡眠以外的清醒時間,大幅影響了我做的事、我做事的時間和方式。它是一套不可或缺的方法。
我愈來愈沉浸其中,腦中興起一股想要分享給大眾的念頭。於是,我在《哈佛商業評論》上寫了一篇這個主題的文章。這篇文章蟬聯《哈佛商業評論》最受歡迎文章排行榜數年,許多讀者因此直接寫信聯絡我。箱型時間不只在《 哈佛商業評論》 廣受好評。二○ 二二年, 抖音創作者(timeboxmedia)拍了一支影片,提倡這方法的好處,並且特別推薦我的文章,幾週內就累積破千萬的觀看次數。這支影片獲得的熱烈迴響進一步證明,人們對箱型時間可以帶來的好處深感興趣。
我知道,有數十萬名的高階經理人,聘請個人助理替他們每天製作時間箱、管理行事曆,幫助他們增加產能、提升安心感和幸福感。卡爾.榮格(Carl Jung)、愛因斯坦、比爾.蓋茲、瑪麗.卡拉漢.歐朵斯(Mary Callahan Erdoes),許多世界級的偉大成就者,都在採用某種版本的箱型時間。從Z世代抖音創作者、忙碌的父母、企業高階主管,到世界級領袖與反傳統人士,箱型時間廣受各個領域人們的歡迎。
每天早上有十億名左右的知識工作者從床上醒來,被吸引到由像素構成的螢幕前面,花八小時以上的時間處理各種訊息。這是一項無止境的工作,必須不停地在不同的任務間做選擇。除此之外,我們還有更多工作外的任務和責任,每件事的輕重緩急和重要程度都不一樣,需要想辦法並置和塞入行程。
因此,不論哪一刻,我們都面臨眾多不容小覷的選擇,承受各式各樣的壓力。隨時有太多可以選擇的事情,讓我們疲憊不堪,降低我們做正確決定的能力。我們害怕錯失社群媒體上,任何「看似可以」抓住的事物。潛伏在暗處的演算法,決定了現代人大部分的生活品質。當我們好不容易掙脫了,總是不請自來的通知功能,又把我們拉回到演算法的魔掌裡。我們從未預留空間給好的習慣和做法,以創造真正渴望的事物;其實我們真正想要的是自我發展、事業成功、帶來滿足感的人際關係、健康的身體,簡而言之,就是有意識地過快樂的生活。
這件事使得許多人產生不必要的困惑、迷惘、疲憊、焦慮,甚至憂鬱。這就是地球上享受最多特權的人的現況。
有鑑於此,市面上出現數以千計,談論生產力和時間管理的書籍與文章,分別從習慣、檢查表、注意力、心流、精力、優先順序、少即多的優勢、克服拖延的方法、心理健康和精神性等不同角度出發,並與其他書籍文章在某些部分有所重疊。許多書籍提供了威力強大的方法,大受消費者青睞。但是這些書籍都沒有針對箱型時間提供完整的指引。
所以我想,我有責任藉由這個機會,向更多人介紹這套方法與心態。本書將向你證明,作為時間管理基礎的箱型時間是一套可即時派上用場的成熟方法,它能幫助數十億人,從日常生活以小時為單位的各種選擇當中解脫。
箱型時間,隨時可以上場幫助你。