瞎忙與高效的天淵之別
幾乎從文字發明以來，人類就會列清單了，但如今科學證據指出，寫下清單比記在腦中好，甚至比輸進電子產品好。普林斯頓大學研究員帕姆．穆勒（Pam Mueller）和加州大學洛杉磯分校研究員丹尼爾．歐本海默（Daniel Oppenheimer）指出，跟用鍵盤打出清單的學生相比，用筆寫下清單的學生記得更牢，也對待做事項更有概念。
原因何在？實際動手書寫能刺激一塊稱為「網狀活化系統」（reticular activating system）的腦部區域。網狀活化系統把資訊分為「即時讀取」與「深層儲存」，標示出該擺在前面的重要資訊。
此外，網狀活化系統還負責叫潛意識開始工作，所以你會聽到許多作詞人和編劇在床邊擺筆記本，以便抄下半夜冒出來的歌詞或靈感。
不過為了充分發揮功效，清單必須列得巧。你可以直接拿出紙筆列下一堆待做事項，但除非掌握幾個要領，否則效率很難提升。
現在看以下的敘述像不像你：你列出八到十個待做事項，然後一大早從最簡單的開始著手，想藉此提升幹勁，複雜棘手的事項則留待稍後再做，例如：喝完咖啡、吃完午餐或等三點有一大段空檔再做。
這是人之常情。問題只在於這樣行不通。你很可能忙了一整天，做完一件又一件事，結果卻沒處理到最重要的事項，隔天因此很有壓力，覺得進度落後了，雖然你已經忙得天昏地暗了。
如同先前所說，重點是明白成功人士不見得做了更多事情，只是做了更多重要的事情。現代人十分忙碌，想做完所有事情根本是天方夜譚。成功的關鍵是區分輕重緩急。這也許是多數人最常忽略的一點，導致「瞎忙」與「高效」的天淵之別。絕頂成功人士從來不會一天就做完所有的事情，但每天都會做完最重要的事情。
無論你再有條理、有效率跟有精神，你永遠無法一天做完所有的事情，這目標訂得太高了，但你可以下定決心永遠都從最重要的事項開始著手。
「今天就把明天的事搞定策略」有助達成這個目標，方法是養成好習慣，前一天約花五分鐘列出隔天要優先處理的事項，但不是列出長長的一大串，而是依輕重緩急扼要列出幾項就好。
清單的第一部分稱為「三件重要事項」。如同名稱所示，你列出隔天需要完成的三件重要事項。此外，你要分別列出預計完成的時間。
我們得在此提醒，這些事項不是包含許多步驟的整個大案子，而是大案子底下的個別具體任務。重點是你列的事項不僅重要，展現出企圖心，而且還要務實，有辦法在當天完成。每天獲得小小成功，足以累積重大成就。
清單的第二部分為「一件必做事項」。你列出三件重要事項之後，再從中選出「一件必做事項」，做為隔天最關鍵的重頭戲。心理學家B．F．史金納（B. F. Skinner）在1930年代開創量化行為分析，如今許多這類研究指出，你大概每天都會直覺感到，一旦開始投入某項工作或專案，比較容易一直繼續做下去。這如同物理學的慣性定律，只不過是發生在人身上：活動中的身體傾向於一直活動，休息中的身體傾向於一直休息。激發行動的最佳方式是鎖定一件事，然後就是去做。列出最重要的事項能激發幹勁。
可惜許多人是列出長長的清單，然後叫自己務必完成其中最重要的事項，但通道容量迅速把你壓倒，於是你愈來愈容易把清單擺在一邊，模糊的想說隔天再試試看，甚至騙自己說你已經完成八或九件「小事」，今天成果豐碩，儘管你並未完成任何真正要緊的事項。
為了走上正軌，你要問自己兩個關鍵問題：第一，我明天需要完成哪三件重要事項？第二，其中哪一件最務必完成？這問題符合「通道容量」，可以帶來努力方向與優先順序，避免貪多嚼不爛。你開始迎向新的一天時，會知道哪三件重要事項必須當天完成，也知道這當中又以哪一件最至關重要。你會赫然發覺，只不過這樣稍微有點條理，決策就清晰很多，效率也提高很多。
一旦你列出清單，要記得事情不只這幾項。你可以有整週、整月或整年的待做清單，這裡介紹的「要事清單」只是幫助你區分優先順序，每天都有一套行動依據。
再以體育賽事為例，整個棒球球季的最大目標是贏得分區冠軍，但這不屬於球員在球季第一天的「三件重要事項」，第一天應該有其他重點，例如：做完整套例行伸展動作、在擊球場妥善打擊50次，還有做15分鐘的長傳練習。
活動中的身體傾向於一直活動，休息中的身體傾向於一直休息。
在此警告：你在斟酌清單上的項目之際，很容易忽略溝通交流的部分。無論是通常關在辦公室裡不太跟外界接觸的人員，還是需要常以電話或會面拉業務的人員，都很容易犯這個錯誤，把門關上埋頭苦幹，幾乎只靠電子郵件或簡訊跟別人溝通，但我們相信（並強烈建議）你該在要事清單上強調溝通交流的部分，直接跟別人面對面或打電話溝通。溝通交流與成功程度通常息息相關。
睡前5分鐘，讓大腦隔天現靈感
我們要求講座學員（跟本書讀者）挑一個原則開始實行。在講座上，最多學員選擇從「今天就把明天的事搞定」著手，原因大概在於這個原則能每天帶來成就感，而且非常符合科學與常識。
當你替明天列出要事清單，就在腦中形成一個迴路，大腦在睡覺時會自動開始想完成迴路。這稱為「柴氏效應」（Zeigarnik Effect）。1920年代， 俄羅斯心理學教授庫爾特．勒溫（Kurt Lewin）發現，如果餐廳服務生有收到小費，他們遠遠比較記得那桌客人點了哪些菜。勒溫的學生布露瑪．柴嘉尼（Bluma Zeigarnik）則以數據佐證這個現象。勒溫檢視柴嘉尼的研究，提出「特定任務緊繃」一詞，這份緊繃會留在意識和潛意識裡，直到任務結束才消失。
換言之，大腦不喜歡未完成的工作！高段數學家跟頂尖作家長年靠這招推展研究或作品，在就寢前花幾分鐘把當天的數學問題或寫作成品讀過一遍，當卡住或碰到瓶頸時尤其如此，然後大腦會徹夜設法把迴路接起來，隔天他們就能懷著「靈感」起床。這乍聽神奇，但其實只是有效善用心智特性的結果。
今天就把明天的事搞定原則與優先順序清單有其道理。如果你能靠這套5分鐘的簡單例行慣例大幅減少焦慮，甚至完全消除焦慮，那麼何樂而不為呢？
分辨關鍵重點，把力氣用在刀口上
我們不是在呼籲要回歸過往跟揚棄科技。最新資訊是企業的命脈，而如何消化是關鍵的課題。
我們每年替各式各樣的企業舉辦許多訓練講座，訓練內容各不相同，但整體目標始終不變。我們會循序漸進，逐次提供小心斟酌過的資訊分量，跟工作內容切身相關，並且要求員工實際演練。
我們想把所有東西傾囊相授，卻從不忘考量通道容量。我們會反覆討論是否要納入某些最新資訊，討論到很晚，最後我們其中一位會說：「既然有疑義⋯⋯那就刪掉不提吧。」這是賽爾克從傳奇教練唐恩．蓋博（Dan Gable）身上學到的啟示。
1976∼1997 年，蓋博帶領愛荷華大學摔角隊十五度贏得全國總冠軍，個別選手共贏得45個全國冠軍跟106個聯盟冠軍。蓋博在擔任教練之前是史上極為出色的拳擊手，在愛荷華大學就學期間，打贏117場比賽，只打輸一場比賽，1972年在慕尼黑奧運場上以零失分佳績抱得金牌。他了解頂尖表現的訣竅，知道締造佳績的法門。
多年前，蓋博告訴賽爾克說，無論身為選手或教練，他的一大致勝關鍵是「聰明選擇」，分辨「關鍵重點」，把精力用在刀口上，避免浪擲力氣。
在拳擊的世界裡，蓋博始終專注於最重要的事情，每晚努力練習到精疲力盡。你不見得要像他這麼拚死拚活，但要學他掌握住重點。
我們每場講座都把本書提到的這些法則教給學員，說明要點與用法，然後請他們選定一個主題，盡量「專注投入」。無論在球場或商場，締造新猷的絕頂高手都懂得聰明選擇，一次只無比專注於一件事。
這聽起來非常簡單，甚至有點呆嗎？
當然啊。
你分得清「緊急」和「重要」嗎？
在精進的路上，你面臨的最大阻礙是承諾得過多，結果被壓倒。
當你愈來愈功成名就，爬得愈來愈高，這問題變得格外危險與常見。如果你聰明有抱負，力求精益求精，這股幹勁反而可能適得其反。
我們每堂課都會遇到興致勃勃的學員，他們既聰明又成功，認真聽講，最後跑來跟我們說：「我等不及想著手進行了。這一套很清楚簡單，我覺得我很快就學會了，所以想馬上做出三個改變，而不是一個改變，好好突飛猛進一番。」
然而你再聰明或成功都一樣。即使你能一個晚上讀兩百頁資料，一天埋首工作12小時，依然會被通道容量所阻礙，所以要懂得說「不」。
許許多多人要不就不懂這一點，要不就選擇性忘記，原因通常是想取悅別人或避免「不愉快」。如果你一次只做一件事情，當然代表有些其他事情無法去做。
多數人認為拒絕他人是一個「負面」之舉，有時也確實如此。然而向某件事情說「不」，往往代表跟另一件事情說「好」。
我們希望你學到的是，要有意識的做決定，而不是在其他種種額外考量下被迫做決定。
我們有個極成功的客戶是退休運動員，他仍住在當年叱吒球場的那個都市，由於個性海派，不斷收到各種邀約，例如：參加慈善高爾夫球賽、擔任義務董事或拍攝公益廣告。多年來，他可謂來者不拒，結果每週要忙六天，忙到焦頭爛額，比當初當明星球員時更累。
後來他做了一個簡單的改變，把全家福照片擺在電話旁邊。
他沒有不再幫忙，只是每當有電話打來，他都停下來片刻，思考自己到底是在向什麼說「好」或說「不」。他變得時常感謝對方的邀約但選擇婉拒：「如果我對你說『好』，等於是在跟我的老婆和孩子說『不』，但我可不想成為那樣的人，所以希望你能見諒。」
可惜的是，多數人把「緊急」與「重要」混為一談，對許多緊急的事情說「好」，但其實是對其他重要許多的事情說「不」。
有時得花點時間才能學到這道理。每當我們回不久前到過的地方辦新講座，總有學員重新回來參加，他們都說先前試著一次做二或三個改變，結果是白費力氣。然而等他們重新從基本做起，只專注於一個重點，終於得到連自己都難以置信的成果。綜觀他們的例子，我們可以知道與其一心多用，不如集中火力，效果會好上許多。