專文導讀/一本最實用的PDCA操作手冊 專案管理生活思維、大人學 共同創辦人 姚詩豪
前言/越是競爭,越要用PDCA 打好基礎
1章 PDCA 是幫助我們快速進步的工作術
PDCA,最強而有力的工作技能
PDCA 力,決定企業和領導者的價值
對PDCA 的6大迷思
1. 認為很簡單
2. 認為只有管理階層才需要做
3. 將失敗的原因歸於檢視(C)過於鬆散
4. 只是用來解決課題的一種手法
5. 只要成功解決問題就不用再做PDCA 了
6. 面對重大課題時再做就好
PDCA 有層級之分
證券業務時期所實踐的「鬼速PDCA」
進步,變得越來越簡單
PDCA 和自信相當於雞與蛋的關係
何謂「鬼速PDCA」
1. 計畫(PLAN)
2. 執行(DO)
3. 檢視(CHECK)
4. 調整(ADJUST)
2章 計畫初級篇:從落差中導出「計畫」
計畫,著重謹慎與大膽之間的平衡
階段① 目標定量化(KGI 的設定)
1. 決定目標達成日
2. 定量化
3. 適度地將目標具體化
階段② 過濾與現狀之間的差距
階段③ 思考彌補落差的課題
階段④ 選出3 個最重要的課題
1. 影響(效果)
2. 時間
3. 輕鬆度
決定優先順序的重點
階段⑤ 將各個課題KPI 化
階段⑥ 思考達成KPI 的解決方案
階段⑦ 賦與解決方案優先順序
階段⑧ 將計畫可視化
再度確認高階PDCA
偶爾去除思考的框架
在PDCA 範圍內激發創意,深度也會跟著擴展
→QUESTION 計畫篇
3章 計畫應用篇:提升假設精準度的「因數分解」
因數分解,決定PDCA 的速度和深度
因數分解的優點
1. 防止遺漏課題
2. 容易發現瓶頸
3. 容易KPI 化
4. 任何目標都能實現
5. 快速且有深度地啟動PDCA
重點① 提高抽象度之後進行分解
重點② 深度探究到第5 層
重點③ 第1 層徹底地進行MECE
重點④ 不知如何切割時,就用「程序」來區隔
重點⑤ 簡單的課題以「質ⅹ量」來切割
重點⑥ 文字化
重點⑦ 以意象圖(mind map)進行訓練
活用重點1 電腦比紙張有效率
活用重點2 忘掉PDCA 的架構
活用重點3 在固定時間進行意象圖分析
活用重點4 有在意的點就嘗試進行分解
活用重點5 保持雀躍的心情
4章 執行初級篇:確實完成工作的「行動力」
解決方案和DO 及TODO 的相異處
無法執行的Case1 計畫本身是失敗的
無法執行的Case2 沒有落實到任務層級
無法執行的Case3 害怕失敗
階段① 將解決方案變更為「DO」
解決方案是具體還是抽象
完結型的DO 和持續型的DO
階段② 為DO 區分優先順序,找出該做的事
階段③ 將DO 定量化(設定「KDI」)
1. 完結型的DO KDI 化
2. 持續型的DO KDI 化
階段④ 將DO 落實為「TODO」
階段⑤ 確認TO DO 的進度並付諸行動
管理TO DO 的訣竅
建議使用的TO DO 管理app
共享TO DO
活用常見的便條紙、標籤紙
注意潛藏在「人」當中的風險
透過與自己對話來推動PDCA
「沒有結果也無妨」的結論也很重要
→QUESTION 執行篇
5章 執行應用篇:用「時間管理」讓工作效率超快速
你為什麼這麼忙?
時間管理的3 大原則
為了「捨棄」,就要先一一清點
使用「重要‧ 緊急矩陣」來「置換」
重新檢視例行工作來「壓縮」時間
執行「重要.非緊急」事項的方法
1. 結構化後融入生活
2. 強制轉換到「緊急領域」
6章 檢視:建構在正確的計畫和執行上的「回顧」
檢視失敗的2 大模式
1. 不做檢視的「埋頭苦幹型」
2. 只做檢視的「形式派」
階段① 確認KGI 達成率
階段② 確認KPI 達成率
階段③ 確認KDI 達成率
階段④ 找出無法完成的原因
KDI 沒有按照計畫進行時
KPI 沒有按照計畫進行時
KGI 沒有按照計畫進行時
階段⑤ 找出成功的原因
檢視精準度和速度的關係
如果有所「發現」,就進入C 階段
深思熟慮後還是失誤的話是ok 的
→QUESTION 檢視篇
7章 調整:根據檢視結果進行「改善」或「延伸」
「調整」難以理解的原因
階段① 根據檢視結果而衍生的調整方案
Case 1 目標層級需要調整
Case 2 計畫需要大幅度檢視
Case 3 解決方案、DO、TO DO 層級需要調整
Case 4 不需要調整
階段② 決定調整方案的優先順序,鎖定該做的事
階段③ 串連到下個循環
檢視和調整階段經常發生的錯誤
1. 容易見異思遷(個人)
2. 專注於錯誤的事物上(個人、組織)
3. 意見無法統一(組織)
4. 課題的轉嫁(組織)
5. 過程的可視化不完全(組織)
→QUESTION 調整
8章 團隊版「鬼速PDCA」
啟動「鬼速PDCA」的必要條件
「半周會議」能快速解決課題
「鬼速進度管理表」,以每3 天的速度將進度可視化
「發現生活細節表」,累積知識量
「習慣定型化檢視表」,能讓非緊急領域穩固化
PDCA 研究會
「鬼速PDCA」指導
→QUESTION 指導篇
後記/不斷前進的人才更有價值
10分鐘PDCA 範例
附錄/「 鬼速PDCA」解剖圖