◆頭腦理解，但執行度超低的時間管理術
相信有不少人會使用印有時間軸的行事曆來做時間管理，也有不少人會以在行事曆內貼上便利貼的方式，來處理個人工作（To Do）。
本書提到的便利貼時間管理正是結合這兩項要素的發想。不過在一開始，我想先和各位聊聊這個至今從未出現過的創意是如何誕生的。
KANMI 堂這個文具品牌是我所經營的事業。雖說是文具，為了有別於時下普通的手帳或筆等文具用品，我堅持製作具創意、貼近大眾日常生活，但少見的產品。
包括我在內，KANMI 堂的每位員工都是很喜歡創造商品的人，「這樣做的話不是很有趣嗎」、「改成這樣的話，客人應該會很開心吧」員工們整天想的全是這些事，於是工作量和加班時間也不斷增加。
雖然我從不去干涉員工做想做的事，但找出減少加班時間的方法成了我的課題。一開始的動機很單純，純粹是抱持著想和員工們一起學習的心態而在公司內成立時間管理讀書會。但因為不是時間管理方面的專家，為了好好了解一下什麼是時間管理，我特別利用工作空檔去閱讀時間管理相關書籍，也參加研討會等講座吸收理論，再將獲得的知識整理成摘要或簡報，透過讀書會與員工們分享、學習。
不過很快就面臨一道關卡，有些員工雖然了解時間管理理論，卻無法真正落實。雖然對理論產生共鳴，也知道只要持續做下去就會出現成果，但持續執行真的不容易，常常沒多久就宣告放棄。
◆時間管理理論與現實的落差
我開始去了解員工們為何無法落實時間管理這件事。仔細了解他們的想法後，發現原因出在「雖然腦子裡了解時間管理理論，卻沒有實行的方法」。
舉例來說，時間管理的相關書籍常提到「安排工作的優先順序很重要」。可是，我們總將注意力放在「緊急工作」上，忙了大半天才發現「不緊急但重要的工作」被延後了。
為了避免發生這種情況，預先安排好工作的優先順序，就能提早進行「不緊急但重要的工作」。這麼一來，就不會有慌慌張張趕著完成工作而造成品質降低的情形發生。
少部分員工可能光是了解這種想法就能實行時間管理，但多數員工仍無法養成習慣。即便大腦知道必須先安排好優先順序，但只要一忙起來，就會忍不住先去處理比較緊急的工作。
像這樣「了解理論卻很難做到」的情形非常多。例如，遇到洽談或社內會議、面談等「對外溝通（會面）」時，我們會先寫在行事曆上提醒自己不要忘記，如果是製作預算表或企畫書、辦公事務等「個人工作（To Do）」，通常只會列成清單或寫在行事曆的備忘欄，不會決定何時要做。
也就是說，「對外溝通」會先訂好時間明確管理，但「個人工作」完全不去考量時間，總是草率處理，就是因為草率，才會跟不上預定進度，使自己陷入必須加班才能完成工作的冏境。
市面上時間管理書籍所提供的解決辦法，不外乎是「個人工作和對外溝通一樣，要先決定好時間，確實寫在行事曆上」。
嗯，沒錯！在沒有變動的情況下，實際照著這個方法執行的確很順利，但只要出現變動或突然加入緊急工作時，就得「這裡改一下，這個工作要移到之後再做」一個一個去更改時間，真的很麻煩。
而且在行事曆上塗塗改改，看起來不僅很混亂，最後甚至搞不清楚內容是什麼。這種方法如果是用在內容愈縝密的計畫，會變得愈麻煩，因此無法獲得大眾的認同。
◆便利貼「寫、排、貼」的發想過程
假如我做的是其他工作，或許不會有接下來這一連串的過程。但對我來說，紙上談兵的理論不具任何意義，唯有找出具體的解決方法才有幫助。
二十多年來，我一直投身於製造業，思考這世上沒有的創意，並試著以實物呈現在大眾眼前，或許是職業病吧，當時的我不斷想著「要不要試著做出能讓時間管理理論持續下去的輔助道具」。如此一來，時間管理這件事對社會大眾來說，會變得更容易實行、也更貼近生活。
即便了解時間管理理論，卻不知如何去做，就是問題所在。於是，腦海中浮現了兩個字──「簡單」。因為簡單所以能夠持續下去，持之以恆就會變成習慣，進而出現成果。那究竟有多簡單呢？
基本上只有「寫在便利貼上，排列後黏貼」這三個步驟。
①（工作出現時）將內容與大概需要的時間寫在便利貼上。
②（貼到時間軸前）依優先順序從高至低排列、整理。
③（開始進行工作前）將今天內要完成的工作事項貼在時間軸上。
◆今天就開始實行便利貼與時間軸的時間管理術
關於詳細的應用技巧，各章及本書最後皆有解說，在此先簡單介紹大概的流程。
【步驟１ 寫在便利貼上】
在便利貼上標示工作內容時有一件事要注意，記得將「個人工作（ToDo）」和「對外溝通（會面）」以不同顏色的便利貼做出區分。
例如：「個人工作」寫在黃色便利貼上；「對外溝通」寫在灰色便利貼上。雖然這兩者平時都被歸類為「工作」，性質卻完全不同。因此，必須以顏色做出區分。
將工作內容寫在便利貼上，當工作出現時就順勢去做。如果拖到之後才寫，一不小心就會忘記。基本上是以一週內的工作為範圍，但仍建議各位養成習慣，只要有工作出現就立刻寫下來。
【步驟２ 整理出優先順序】
寫在便利貼上的工作內容必須在實行的那天到來前，先貼在暫存區塊。「個人工作」最好先排定優先順序，工作的優先順序會隨著新工作的加入不斷改變，屆時只要重貼就能重新調整，這也是使用便利貼的好處。
【步驟３ 貼到時間軸上】
每天開始工作前，建議你先決定今天想下班的時間，再將便利貼黏在時間軸上。
首先，要貼的便利貼是已經訂好時間的「對外溝通」。貼完「對外溝通」後的剩餘時間就用來處理「個人工作」。依優先順序的高低來貼，能確保時間的分配。如此一來，就完成今日的工作計畫表了。
接下來，只要依照計畫表來進行工作即可。每完成一項工作，記得確認是否有跟上進度，假如進度有些落後就重新調整。這個稍微趕一點、這個移到明天再做，像這樣的調整，只要移動便利貼重貼就能完成，遇到突如其來的變動，也不需要擔心。
這是便利貼時間軸計畫表最棒的地方。如前文所述，即使擬定再詳盡的計畫，一旦有變動或有緊急工作加入時，計畫會瞬間被打亂。
若想進行修改，一想到要「重寫」就覺得麻煩，讓人想直接放棄。這時，如果是用便利貼，只要撕下重排再貼上，輕鬆又方便。
「與他人約定的時間已經訂好了，不能隨便改變」、「個人工作較具彈性可再調整，就從這裡修改吧！」從便利貼的顏色能立刻做出判斷。
其實，只靠大腦與文字來整理工作的優先順序不是件簡單的事，但利用便利貼就能邊移動邊思考，像是「這個好像比較重要」、「不對不對，應該是這個比較重要」。
只憑藉時間管理理論無法達成的事，透過便利貼與時間軸的組合就能輕鬆解決，絲毫不費心費力。