為何視訊會議這樣累?
◆新型會議工具的優缺點
相信大家都知道Zoom、Google Meet、Microsoft Team等線上視訊會議及溝通用的軟體。這些在新冠肺炎疫情爆發前聽都沒聽過的會議工具,現在我幾乎天天離不開它。
最具代表性的線上視訊會議平台Zoom,二○一九年全球每日活躍使用者數(Daily Active Users)約有一千萬人,但到了二○二○年四月暴增近三十倍,每日與會者(Daily Meeting Participants)據傳已突破三億人。在二○二一年的現在,使用者數量更是龐大。
線上視訊會議工具儼然已成為現代生活中不可或缺的要角,我的工作型態也因為它,產生巨大的轉變—再也不必風塵僕僕地花兩小時通車,只為了去學校開會,實在很省事。彼此協調開會時間時也相當方便,好處真的很多。居家辦公的時候,上半身我會儘量穿得體面些,但畫面看不見的下半身,只要穿件短褲或運動褲就能上線開會,這全都要感謝這「嶄新的生活方式」。
線上視訊會議工具在疫情下有其必要性及便利度,故得以迅速普及。然而,使用這些工具與人對話或開會的溝通品質,實在無法達到和實體會議一模一樣的效果,大多數的人對於視訊會議都有股說不上來的違和感。
二○二○年,美國開始流行「Zoom 疲勞(Zoom Fatigue)」一詞,意指使用者對視訊會議不對勁的感受,所引發的疲勞和倦怠感。
如果要說究竟是哪裡不對勁?大家可能會馬上想到電腦螢幕上成排的與會者臉孔、影音無法同步的對話等等,這些狀況在線下會議時確實不會發生,但仍不足以解釋Zoom 疲勞的具體成因。
◆ 視訊會議帶來的五種疲勞
視訊會議其實包含了多數人未曾意識到的,令大腦跟身體疲累的種種要素。
目前,世界各國有關視訊會議工具對身心影響的研究也才剛起步。或許仍須等待新的研究結果出爐,才有辦法思考各種相關因應對策。
但是按照我個人的分類方式,我將形成視訊疲勞的原因,區分為五類:①影像疲勞、②聲音疲勞、③認知疲勞、④身體疲勞、⑤社交疲勞。要將每一項拆開來看或許有其難度,因為各項成因互相連動、影響,也是視訊會議疲勞的特徵之一。更有可能的是,未來或許會發現這五大原因以外的其他要素。
以下,我們將逐一檢視訊疲勞的五大成因。
影像疲勞:視訊疲勞的最大關鍵
◆ 線上vs.線下,頻繁切換後的壓力
應該已經有不少人習慣於每開視訊會議,電腦螢幕上就有一整排與會者臉孔並列的景象。而在我們談論「Zoom 疲勞」時,最易理解的莫過於「影像疲勞」。
「線上線下,虛實之間的不協調」,看起來好像理所當然,但這正是影像疲勞的關鍵字。不協調的原因有下列幾個,我們逐一往下看。
首先,就是螢幕上與會者的臉。如果是線下的實體會議,我們可以偶爾轉頭看看周遭環境,或是翻閱手邊資料,暫時將視線移開。但在視訊會議時,那麼多張臉擠在一個螢幕畫面裡,而且是在同個時間映入眼簾。一次得同步讀取那麼多人的面部表情,是件相當費力的苦差事。
如果把畫面切換成只鎖定發言人的放大畫面,那問題是不是就可以解決了呢?似乎也沒有。史丹佛大學傳播學系教授傑瑞米.拜爾森(Jeremy Bailenson)曾發表多篇關於視訊疲勞的論文,他指出視訊會議中被放大的細部表情,會讓看的人下意識產生一股壓迫感及恐懼感。這當然不是發言者的個人意願,因為被放大的當事人也不一定舒服。
腦科學領域的最新研究顯示,人在實際面對面跟透過螢幕看到人臉時,大腦對應「親近感」的活動程度會有差異。德國耶拿大學研究團隊為了調查親近感在大腦內部產生的訊號變化,曾讓受試者在觀看各種不同表情的前跟後,以腦波測量受試者的大腦活動。結果發現,「親近感」與見到人臉約四百毫秒(零點四秒)後所顯現的腦波訊號強度有關,而實際面對面的腦波訊號又比視訊更加強烈。
視訊會議上可辨識親近感的神經網絡,不如實際見面來得活躍。「線上飲酒會」之所以會退燒,或許也是因為視訊無法讓人產生親近感的關係吧。
其問題就在於可以一次秀出多數人臉孔的視訊畫面,沒辦法充分傳達臉部表情、語氣音調、肢體語言等非言語溝通要素。事實上,非語言溝通因素在我們日常生活的對話中,扮演了協助溝通順暢的重要作用。
一想到這,不免想到原來線下會議時,「周遭訊息進入視線」這件事是這樣地重要。坐在辦公室與同事一起工作時也是,昏昏欲睡的上司、對工作內容困惑不已的下屬……種種景象盡收眼底。這類包括當下的周遭環境、整體氣氛等非語言因素能讓對話更熱絡,還能凝聚成員之間的向心力並提升合作的協調性。
而我剛剛列舉的非語言因素,尤其會對負責讓會議順暢進行的人帶來壓力。再者,與線下會議最大的差別在於,視訊會議時與會者之間的互動少之又少—線下會議可以與隔壁的人小聲討論,但在線上就只能互敲訊息了。
畫面切換的不同步、停頓也是令人煩躁的根源。稍後探討的「聲音疲勞」也有同樣問題,這種微妙的時間差,破壞了人與人之間的自然溝通。
◆ 就這樣做吧!適時切換視訊版面
消除影像疲勞最簡單的辦法,就是關閉畫面。但,也不能是自己擅自關閉畫面,最好是內部先協調好,會議進行一段時間後允許與會者關閉鏡頭,或穿插中場休息時間,縮短必須一直面對鏡頭、盯著螢幕、大眼瞪小眼的時間是必要的。我在大學線上授課時,都會鼓勵學生在課程中關閉鏡頭十分鐘。在許可範圍內,也盡量給予學生自由關閉鏡頭的選擇。
掌握鏡頭關閉與否的選擇權,也是消除影像疲勞的關鍵。Zoom提供可瀏覽全體與會者的圖庫檢視(Gallery View),以及將發言者切換為大格視訊視窗的目前演講者(Speaker View)模式。這些視訊會議工具雖然會自動切換模式,但突如其來的畫面切換很容易帶來壓力。因此,視需求自行手動切換也是個不錯的對策。
但話說回來,若要像開手排車那樣不停的手動換檔,其實挺累人的,理想上還是事先協調關閉畫面的時間比較好。如果做不到,或許可以試試接下來要介紹的方法,減輕一點「腦疲勞」吧!
「20・20・20」法則,有效舒緩眼睛疲勞
◆ 躲不掉的乾眼症及眼疲勞
很多人原本就習慣盯著電腦跟手機,疫情爆發後,面對面談話的機會減少,又因為遠距工作,盯著數位裝置的時間越來越長。七○年代個人電腦問世,當時將這種長時間使用顯示器所引起的疲勞稱之為「VDT症候群(Visual DisplayTerminals,視覺顯示終端機)」,引發不小的社會問題,然而彼時的狀況與現在已經不能相比。
視訊會議或線上工作長時間緊盯電腦、手機螢幕,對眼睛的刺激自然不在話下,也躍升成乾眼症最主要的罹病原因。資料顯示,眼睛專注盯著螢幕時,眨眼次數竟會降至正常值的一半以下,眼睛睜開的時間拉長百分之五十,更加速了淚液蒸發,眼睛乾澀是必然的結果。
一般的「眼睛覺得累」只需要稍微休息,好好睡一覺就能恢復,因為那只是「眼睛累了」。但如果都已經充分休息或睡眠後,依舊無法緩解疲勞的重症狀態,病理學上稱為「眼睛疲勞」。這已經不只是眼睛覺得累,甚至會伴隨頭痛、神經痛、噁心想吐或失眠等其他症狀。為了避免這種狀況,在使用數位裝置工作時間越來越長的現代,養成護眼的習慣十分重要。
另外,現在的數位裝置螢幕,與一九七○到九○年代時的CRT(陰極射線管)顯示器及LCD(液晶)顯示器不同,目前大多是LED(發光二極體)顯示器。LED會發出含四百六十奈米波長的藍光,藍光經由視網膜進入大腦,作用到掌管生理時鐘的視交叉上核。若夜晚還暴露在藍光下,將導致睡眠品質變差。
藍光擁有比其他不同波長的光線更強的能量。長時間接觸藍光,眼部肌肉會為了縮小瞳孔過度收縮,不僅會眼睛疲勞,還可能引發頭痛及肩膀僵硬等不適症狀。
◆ 每二十分鐘就移動視線
要有效緩解線上工作的眼睛疲勞,建議養成美國眼科學會推薦的護眼習慣「20.20.20法則」,每用眼二十分鐘穿插二十秒的休息,並將視線帶離開螢幕,看向二十英呎遠的地方。二十英呎大約是六公尺,對於不習慣英制單位的我們,調整成「20.20.5」應該會更好記憶。
長時間盯著電腦螢幕時,每二十分鐘就將視線移開螢幕—這樣的緩衝對舒緩眼睛疲勞非常重要。建議在螢幕旁貼張寫有「20.20.5」的紙條,就不會忘了。
或許有人會說「可是五公尺遠的地方沒什麼好看的欸……」其實,不必執著於五公尺,轉頭看看書桌四周或是周遭的環境也不錯。研究顯示,擺盆漂亮的觀葉植物或放上家人、心愛寵物的照片,都有助於調節自律神經(=讓人容易放鬆)。把自己喜愛的療癒小物擺放在平常的工作空間裡,不但能自然實踐「20.20.5」護眼法,還可同步平衡自律神經系統。
濾藍光眼鏡可以降低造成的傷害,這樣就能夠持續工作,也毋須移開視線,非常方便。我工作時戴的老花眼鏡就有濾藍光的效果。不過,美國眼科學會的系統性文獻回顧(Systematic Review,證據等級較論文高)指出,濾藍光眼鏡的效果有限,幾乎是沒有效果可言。
日本眼科學會、日本眼科醫會、日本近視學會、日本弱視斜視學會、日本小兒眼科學會及日本視覺矯正師協會等六大協會,甚至公布孩童使用濾藍光眼鏡不但毫無效果,還會對大腦及身體發育產生不良影響。看來,還是別太依賴濾藍光眼鏡,多讓眼睛休息才是最實在的護眼方式。