文／淺田卓《20個字的精準文案》
「二十字濃縮表」怎麼用？
首先，請你準備綠、藍和紅三色筆，還有一張紙。整本書只要這兩樣東西即可。
圖／三采文化提供
之後的應用篇和奧祕篇所介紹的執行表，也不會用到其他工具。因為目前還在練習階段，是以寫為重點，所以請準備稍微大張一點的紙，影印紙、筆記本或計算紙等皆可，形式不拘。
在上「紙一張工作術」的課程時，我會請學員準備Ｂ５大小的筆記本。如果手邊沒有Ｂ５尺寸的紙，大一點的Ａ４也可以。
切記！千萬不要使用記事本，因為尺寸太小，至少要大於Ａ５，否則會很難書寫。
關於紙張大小，之後我會列出實例說明。另外，請各位準備紙張，不要用電腦的Word。因為實體紙張比螢幕畫面更能刺激大腦。
為了讓大家容易理解，這裡以「閱讀一本書」為範例。在彙整閱讀內容時，請先在左上方欄位寫下書名。
01釐清目的
首先， 請你思考自己讀這本書的目的。執行表上的「P?」， 指的是「Purpose?」，也就是閱讀目的。在閱讀前，請用紅筆在欄目內填入目的。要做到簡化表達和思考整理，目的扮演了非常重要的角色。
釐清目的後，才能去除跟目的無關的資訊，這麼做才能去蕪存菁，將資訊濃縮成一張紙或一句話。目的是我們進行思考整理時的重心，也是簡化思緒的依據。之所以用紅筆，是為了強調目的的重要性。
02找出關鍵字
你可以直接回想，或是翻書查看，將有助於寫出達成目的的關鍵字，這部分請用藍筆填寫。執行表上有十六個欄位，不一定要全部填滿，填滿並不是此步驟的目的。
再強調一次，思考和整理是指整理資訊、歸納想法。
用藍筆寫出關鍵字，是為了蒐集資訊和資源，幫助我們將內容濃縮成二十個字。基本上，只要有八個關鍵字就相當足夠了。
如果關鍵字超過十六個又該怎麼辦呢？答案是，強制結束。資訊量太多反而會引發混亂，阻礙我們歸納想法，十六個已是極限。凡事應講求平衡與中庸，不多不少，剛好就好。
總之別想太多，能寫多少就寫多少，一次就成功當然最好，成果普普就再試一次，反正再怎麼寫，也只有一張的份量對吧。
Point關鍵十分鐘
建議各位可設定時間限制。像是用碼表計時，規定自己在十分鐘之內找完關鍵字。如果十分鐘真的無法完成，最多也不要超過十五分鐘。因為一旦超過十五分鐘，專注力就會大幅降低。
03用紅筆圈連分類
花十分鐘用藍筆寫完關鍵字後，就要進入最後的彙整了。這時，請重新拿出紅筆。前面我們已用藍筆完成資訊整理的步驟，接下來就要用紅筆進行想法的歸納。
● 將意思相同的詞彙圈連起來
● 將類似的詞彙圈連、分類
● 將詞彙間的共通點寫在空白處
這麼一來，就能歸納出有助於達成目的的詞彙。這個步驟的重點在於邊寫邊思考，也就是邊圈連分類邊思考。一般人因為沒有受過訓練，在不動筆的情況下進行整理是很困難的。所以在彙整關鍵字時，請務必一邊動筆一邊思考，效率才會高。
濃縮在二十字以內的一句話
請用紅筆逐字填入下方1P? 的欄位中。1P? 是1Phrase 的意思，也就是用一句話說，或是用接近二十字描述。
1P? 一共有二十三格，多出的三格是緩衝區。這部分的重點也是限制，最多不可超過二十三字。逐格填寫的方式，可幫助各位確認自己有沒有接近二十字的原則。
一開始能順利將字數控制在範圍內的人並不多。別擔心， 我剛進TOYOTA 的第一年也是這樣的。建議各位抱著量重於質的心態，反覆嘗試，不斷練習。寫完十張後你會發現，自己的彙整能力會愈來愈好，慢慢抓到二十字的精髓。
濃縮小祕訣
一開始各位可能比較沒有自信，建議可先用藍筆寫，之後再用紅筆進行修
改。如果你怎麼想都超過二十字，可用以下三個自問句簡化句子──
● 用比較短的方式換句話說呢？
● 若調換語序，會不會更簡明扼要？
● 增加或減少形容詞，會不會更一目瞭然？
之後再用紅筆補充或刪減就可以了。在填寫1P? 時，千萬不要有壓力，反
正之後還能用紅筆修改嘛！
