明明很努力，結果卻差強人意。明明拚了命，卻還是趕不上期限，職場表現不上不下。請上司確認成果，卻得到一句，「你做得不對」，結果全部重做。小西社長曾是全公司工作能力最差的男人，靠著學習主管和同期最優秀的人，嚴選出57種超實用工作才能──《厲害的人都是這樣工作的》帶你一本學會思考力、溝通力、團隊力、會議力、筆記術、輸出力，快速摸清職場存活套路，擺脫庸庸碌碌，超車同事、升遷加薪！
文／《厲害的人都是這樣工作的》 西原亮 著／三采文化 出版
不要不懂裝懂
在顧問公司上班時，上司常常「挖洞給我跳」。
比方說，與客戶開完會之後，上司會這麼問：「如果站在○○部長（客戶方主管）的立場，解決方案的事業計畫，調整為中長期計畫比較好對吧？你覺得呢？」
當時的我只是隨口回答「對啊，我覺得這樣比較好」。
不過，聽到我這個不清不楚的回答後，上司先是追問：「具體來說，你覺得○○部長的立場是什麼？」
接著又問：「解決方案改為中長期計畫比較好的理由是什麼？」
我一句話也答不出來，嘴巴只能像金魚一樣一張一合，結果就被上司訓了一頓。上司當時給我的教訓，到現在我都還記得很清楚。
「明明不理解，卻隨口回答『我也這麼覺得』，是刻意忽略疑問的行為。」
「不懂就說不懂，然後虛心受教，這樣才能釐清疑問。」
「遇到不懂的事情才是大好機會，釐清疑問就能進一步與客戶溝通，得到客戶信賴。」
對於缺乏知識與經驗的我而言，與客戶開會時遇到的關鍵字、事業體結構或是各部門管理職的立場和看法，都讓人一頭霧水。
不過，當時的我總是不懂裝懂，不曾真心想要理解這些事情。對不理解的事情置之不理，這是職場的絕對之惡。
工作時間久了，就會出現一堆不懂的資訊或情報。如果沒有每次都努力了解每一個詞彙和邏輯，就無法與公司內外的人順利溝通。
別人就會覺得你是個什麼都不懂的傢伙，只會把你當成說一動做一動的工具人。
有人可能會想，我們每天都會接觸大量資訊，每個不懂的詞彙都要一一確認意思的話，會拖慢工作進度與團隊腳步。如果因為自己一個人浪費大家的時間，的確會造成團隊的麻煩。
說不定別人也會看不起你，覺得這傢伙什麼都不懂嘛。我非常清楚這種心情與不安。
這時候試著從客戶、上司與公司的觀點思考。上司之所以挖洞給我跳，對我如此嚴格，是因為別人早就看穿我正在不懂裝懂。
如果以為自己混了過去，就會在別人覺得「這個人真的懂嗎？」的時候，無法與團隊順利溝通，到頭來還是造成大家的麻煩。
如果不想讓自己成為團隊的拖油瓶，就不能有怕丟臉、怕造成麻煩的自責情緒，要虛心地跟別人說：「我不懂這個部分，能教教我嗎？」
經過上司提點，察覺危機之後，我現在都會事先整理自己的疑問，再請上司事先與我開會，確認我的理解是否正確。
這才是徹底釐清疑問的最有效手段。如果大家也對工作有疑問，還請嘗試看看。
專注在能創造價值的事情上
厲害的人會不斷思考自己現在該專注於哪些事情。甚至他們會時時提醒自己，不要把時間浪費在不該做的事情上。
而工作沒效率的人總是習慣將時間分配在做起來得心順手的工作上，所謂「做起來得心順手的工作」是指自己擅長的事情（毫不費力的事情）或是能確實看到進度的工作。
例如，假設有很多待辦事項要處理，沒效率的人習慣從簡報設計或是黏貼報帳收據等這類工作開始。不過，厲害的人卻是反其道而行。
接下來我要介紹一個我還在顧問業的時候，備受衝擊的故事。
某次的工作我有幸和上司一起製作提給客戶的企劃書，首先要先了解業界現況與客戶遇到的狀況。上司要求我先收集資訊，快速整理客戶的現狀與課題，以便在兩天後開會，我也急著著手準備。
因為是和很崇拜的上司一起工作，所以我非常亢奮，很想好好展現自己的實力。於是我一邊收集資訊，一邊製作諮詢基本資料（當時還是用PowerPoint 製作），然後到了正式上場的日子。
我覺得自己的資料做得很好，自信滿滿地將簡報投影在布幕上，開始向客戶說明。
沒想到，就在我越講越起勁的時候，上司的臉色卻越來越臭。
上司：「西原，你這兩天花了多少時間製作資料？」
我：「大概十個小時。」
上司：「為什麼要做資料？」
我：「因為我覺得資料經過整理之後，更能方便說明。」
上司：「那我問你，你為了方便說明，花了十小時對吧？你只要回答我是不是。」
我：「應該超過十小時……」
上司：「要製作提給客戶的企劃書就得收集必要的資料對吧。結果你在這兩天寶貴的時間裡，滿腦子只想著『我要把資料做得很漂亮』，花了十小時在這種自我滿足的事情上。」
上司：「你知道為什麼顧問業要不斷提升電腦技能嗎？就是為了盡可能節省做資料的時間，因為顧問的工作本質是思考。」
上司給我的回饋讓我大受打擊。最初的我不太會用電腦製作資料，後來透過練習，總算懂得製作簡單易懂的資料，也建立了身為顧問的工作自信。
沒想到上司卻告訴我，顧問應有的樣貌是：
「將99％的時間用在思考資訊背後的意義。」
「把想分享的網頁連結直接傳給對方，或是印出來用螢光筆標記就夠了。」
這代表就算你很擅長整理資料，也不該花時間去做。
當時的我沒做好該做的事，只做了覺得順手的事，沒能創造工作應有的價值。對我來說，那是一次苦澀的經驗。
時間是有限的，必須想清楚該如何分配時間。所以要告訴自己，不該做的事情就要放下。
這次的經驗讓我知道厲害的人在想什麼，並成為我的寶貴教訓。
刪除多餘的部分
每天都會出現許多標榜提升生產力、提高效率的工作，全社會的產值也不斷提升。但不可諱言的是，工作中還是有許多冗贅之處。
工作速度快的人，都會慣性思考如何以最短的途徑達成目的。就算待辦事項很明確，還是會花更多時間思考哪些才是真正有意義的事，排除其餘不需要的部分。
前一節提到製作精美的資料沒有價值的小故事，也告訴我們相同的道理。「真的有必要將收集好的資料，做成精美的簡報嗎？」我從頭到尾沒想過這個問題，所以多做了沒必要的工作。
記住！浪費時間做不必要的事，就無法創造本來該有的價值。
想刪除不必要的待辦事項，必須不斷地問自己：「怎麼做才能一邊偷懶，一邊創造必要的成果？」
那麼該怎麼做，才能真的排除多餘的待辦事項呢？答案很簡單。
只需要與上司、客戶或是相關人等一起找出多餘的部分即可。以製作精美簡報的小故事為例，只要預先請教上司「是不是不用花時間做簡報比較好？這樣才可以花更多時間研究資料」，問一句就能讓「做簡報」這項工作消失。
只要花五秒鐘請教上司，就能省下十小時。
同理可證，也可以請教客戶：
「這次可以不提供簡報，直接將參考資料投影在布幕上就好嗎？」
「這次能不能改成線上會議，省去碰面開會的時間呢？」
短短幾句話就能大幅節省列印紙本資料和交通移動的時間。此外，進行其他複雜的工作時，同樣可以想辦法節省時間。
事先向上司確認資料需要哪些目錄或內容，就能避免浪費自己的時間思考沒用的事情，也能加速完成工作。
──本文摘自三采文化《厲害的人都是這樣工作的》 西原亮 著
