(以下內容摘自本書第一章)
揪出浪費時間的殺手
時間是最寶貴的工作資源。跟辦公文具甚或是金錢不同，時間用掉就沒有了；公司櫃子裡不會有個標示「時間」的盒子，備著一分鐘兩分鐘供你不夠時取用。時間用掉了就一去不復返，即使如此我們老是在浪費時間，多浪費的每一分鐘，都讓我們無法去做本來應該做的正事。
你不能白白浪費時間。如果你想要達到精簡工作的成效，確實做好時間管理非常要緊。當你在做「時間管理」，你不是在管理「時間」，而是管理「你自己」。也就是做好自我管理。
你有了這樣的基本概念後，我們來看看哪些是造成時間浪費的殺手，以下幾項是職場中常見的殺手：
e-mail：老是在檢查收件匣是很糟糕的事，如果每一封來信都要看，都要回覆，你該做的工作只會脫軌、跟不上進度。你不但要花時間打開信、瀏覽信件內容、決定是要忽略或是回覆對方，更糟的是，你還要花更多的時間重新集中精神，收心繼續工作。
面對現實吧，e-mail雖然是很好用的工具，但放任不管的話，只會白白吃掉你的工作時間。如果你真的無法克制自己去點開來看，那還不如關掉e-mail，好好專心工作。比方說，關閉來信提示音或是其他的系統提示，不要讓提示音的嗶嗶聲打擾你，不斷提醒你有待看的來信。在第三章中，我會介紹一些可以好好管理e-mail的程式工具。
網路：網路是職場中最浪費時間的殺手，雖然網路很有用，甚至可以也真的幫許多人創造財富——但也是一個會讓員工沉溺其中，造成產能低落的主因。近期的研究就顯示，上班族承認每天上班會打混，打混的時間平均兩個小時，其中一個小時就是掛在網路上。相當不妙！
網路是資訊的無底洞，有的資訊有用，有的卻無用。網路很方便，有時還能節省時間，但很容易推人下海。比方說，剛上網只是用一下網路付款或是查查地址，到最後卻讀起新聞或是查看社群網站的更新。
如果你打算休息一下，紓解一下壓力，上上網是沒有什麼關係，只要確定時間地點恰當，不會干擾你正常工作就好。不然的話，把網路視為一種工具吧，跟所有工具一樣，有需要才用，用完了就要收起來。
社群網站：請小心使用推特（Twitter）、臉書（Facebook）以及LinkedIn這些社群網站。因為以產能的觀點來看，社群網站簡直就是時間的吸血鬼。包括我在內以及其他許多企業主，都會利用社群網站拓展市場商機。可是呢，有許多職員使用社群網站瀏覽訊息、更新回應，但都不是為了商業目的，而是私人用途。雖然職員浪費的只是時間，這不但不能幫公司賺錢，反而會讓公司賠錢。
交際行為：我們都希望工作場所氣氛融洽，和同事相處甚歡，而現況卻是我們占用上班時間閒聊。午休時間跟同事聊聊天沒有太大關係，但工作時間就應該用來工作。你更要避免在別人的辦公室或座位旁聊天，這不但浪費自己的時間，也在浪費別人的時間。所以，不管你多想跟別人交際，還是要控制自己的社交習慣。
員工不認為自己聊天是在浪費時間，而管理階層則認為員工聊天就是在浪費時間。那結論到底是什麼呢？聊天可以說是浪費時間，但也可以說不是。所以，交際行為要視個別狀況而定，而每一個狀況都不一樣，得依據社交內容和目的。雖然有的交際行為就是在浪費時間，但有的確實具有目的，不能以偏概全。比方說，花了三十分鐘講莎莉姑媽開刀的事情，很明顯地對工作沒有幫助，而有的社交活動是為了建立人脈、凝聚向心力、增進同事情感以及彼此切磋學習，這類的交際就是有必要進行的。
你一定要知道何時得喊停：「好了，我已經聊得夠久了，該回去工作了。」這時就要結束談話，回到工作崗位上，不要想再偷懶個十分鐘。如果大家都有這種自覺，那我上文提到的那種了無新意的研究，也不會繼續存在了。
八卦與抱怨：說到應該要自制的社交行為，我強烈建議一定要戒掉兩種「交際」方式：八卦與抱怨，這兩種行為不但會浪費時間，還會傷害到公司文化，甚至於造成公司的損失。
和同伴聊天時，最忌諱在背後說人閒話。大嘴巴拿別人的私事取樂，不會幫助你達成工作目標，到處散布負面想法與批評更會造成莫大的傷害。
一個老是抱怨生活中讓人不悅的事，什麼事都在發牢騷的人，最後成就不了任何一件事。而八卦的內容都很負面，沒有人聽了心裡會舒服。說得更具體一點，不要一直抱怨自己的薪水很低，也不要一直抱怨自己的工作內容還有同事。與其喋喋不休抱怨，還不如轉念找出一條活路。如果你抱怨的事情，是你無力改變的，那就接納它，然後向前邁進；如果你抱怨的事情，是以你能力可以改善的，那就盡全力去做吧！
處理私事：你的私事很容易占滿上班時間，比方像是即時通訊軟體、簡訊、e-mail還有電話，這些私人訊息很容易打斷你的工作。其實，你知道改正的方法：把所有的電子通訊裝置統統關掉，不要沒事就去看私人e-mail信箱，馬上停止私人的電話，不管是用公司電話打的，還是自己的手機。
除了私人聯絡，也有很多人在上班時間處理一些個人瑣事，像是記帳、預訂旅遊行程或是整理貸款申請單，這些瑣事也是在一點一滴侵蝕工作的時間。我猜這些人之所以要在上班時間做這些事，是因為工作時間太長，下班回家後身心俱疲，已經沒心思處理雜事。長久下來，只會造成惡性循環。所以請盡量在下班前把工作做完，準時回家然後在家好好處理個人瑣事。不過，某些情境必須跨國跨時區工作，沒辦法以上下班清楚畫分處理公事和私事的時間，但有這種概念至少會讓自己盡可能在工作時就專心工作。
抽煙：我想一定會有人針對這點寫e-mail給我，但我還是得說，有些員工打混的理由就是抽煙。每個人都有抽煙的權利和自由，但也只能在個人的休息時間抽煙，並且遵守公司的規定。有些人不遵守規定，抽煙次數超過範圍，也有許多癮君子還要再抽個十分鐘，滿足自己的癮頭。其實，有許多公司已經對抽煙行為很不以為然，因為員工走到吸煙區抽煙，抽完再回到工作崗位上，前前後後可能會花費十分鐘或更多時間，一週下來，浪費的工作時間非常可觀。解決的辦法很簡單，就是戒煙！
遲到早退：這個成因不解自明，我們偶爾會遲到早退，但有人則變成一種習慣。雖然遲到早退好像不會花掉很多時間，但事實並非如此。試想一下你每天遲到或是早退了十分鐘，這些零零星星的時間加總起來，可能和你的有薪年假差不多時數了。如果你有這個習慣，最好趕快去設定鬧鐘。
枯燥乏味的工作：單調的工作很難讓人振奮，如果你不要想著工作很無聊，工作效率反而會變得比較好。解決的方法就是：別想太多，快點動手，馬上做完！神奇的是，有高達九成九的機會，你會發現原本刁鑽的工作都會比你想的要簡單。不過，萬事起頭難，假設你真的很難起頭，先設一個五分鐘的工作行程，等你開始工作，過了五分鐘就做不下去了就不要勉強，先暫停一下。但是，你一定要在明天抽出額外五分鐘，把今天的事情做完。當你逐漸上手之後，就會發現每一次工作的時間從五分鐘、十分鐘開始延長到十五、二十分鐘。其實，有時時間長短不是重點，我們需要的是一個契機，能讓自己堅持到底。
時間花到哪裡去了？
對於上一節所提到的時間殺手，最簡單的制裁方法就是：「完全戒除！」可是，你還是不知道自己把時間花到哪裡去了，那該怎麼辦？你很努力減輕多餘的工作負擔、重新分類歸納重要的工作，卻不小心東摸西摸，把時間都給摸掉了，造成工作進度落後，一切都是徒勞無功。如果真的有這種情況，請你把一整週當中做的事情，不管是重要還是不重要的事情，好好地記錄下來。
看著自己的紀錄表，問問自己這些問題：
●我的時間安排妥當，可以好好處理最優先的項目嗎？
●我可以放下哪些工作？
●我還需要多做哪些事情？
●有哪些事情是我該做，卻未做的？
若想要更進一步改進自己的時間運用，可以參考麥可．邦吉．史戴尼爾（Michael Bungay Stanier）在著作《讓工作自由：激發熱情與潛質的15條捷徑》（Do More Great）中所提供的方法：首先，把手上的事情分成雜事（Bad Work）、正事（Good Work），以及大事（Great Work）。「雜事」就是指麻煩的事情、沒有價值的低階工作。「正事」就是指上級希望你能做到的事情；而「大事」就是能夠滿足本身的成就感，而且還能大幅改善現況的工作，只是需要點時間才做得完。這個方法的目的就是要減少「雜事」，增加「正事」。比方說，你的「雜事」也許是某人的「大事」，那就把工作委派給他，如此你才能有更多的時間去完成你的「大事」。麥克在書中提到了十五種方法，都可以幫助你釐清時間的濫用狀況，並且獲得改善。
站穩腳步，堅持到底
我們不是時間管理大師（如果是的話，我們就可以表現優異，把一天二十四小時當三十小時用了），我們所能做的就是盡好本分管理自己，好好珍惜得來不易的時間。我們不能把時間耗在別人身上，自己更不能白白浪費時間，所以，不要凡事事必躬親！
只要好好有效利用時間，你就會有充足時間完成大事，所以請深思熟慮時間的安排，貫徹到底。雖然你是受雇於人，但只有你才能主宰該完成什麼樣的工作。只要你能掌握好時間，就可以做好真正重要的工作，不要把時間浪費在對長期發展沒有好處的事情上。
當你發現有好幾個時間殺手存在於日常生活中，我建議先找出最嚴重的那一個，想想該怎麼修正，鞭策自己把在這本書上學到的運用出來。只要你搞定這個時間殺手，就移到下一個，到最後，你的產能效率更好了，也會有更充分的時間，我相信連你自己都會為這個成果驚喜不已。
建立一份「不辦清單」
管理大師彼得．杜拉克曾經說過：「事必躬親對於工作效率上完全沒有幫助。」這是我最欣賞的名言之一，我的e-mail簽名檔引用的就是這句話。
一直到這個章節為止，你已經進行了初步的時間管理分析，現在是建立一份「不辦清單」（Not-To-Do List）的好時機了。「不辦清單」就是指你沒必要、也不用去做的事情，我的主旨是減輕你的工作壓力，並且每天在工作之餘，還能騰出九十分鐘的空閒時間，而這份清單就是貫穿全體的軸心。
「不辦清單」不用很花俏，只要把每天會浪費時間、也不是你該做的事情一一寫下來就好，包括因為你的「濫好人」，而不慎扛下的那些勞務。建立好清單後，定期檢視修改，避免自己不小心又走回老路，重演產能低落，必須加班才能完工的情境。舉例來說：
●不要去做那些應委派他人的低報酬或不重要的工作。
●不要讓突發狀況、救火占去你所有時間。
●不要把所有時間都給了工作，犧牲家人與朋友。
●不要在上班時間處理私事，也不要在下班時間處理公事。
●不要拖拖拉拉。
●不要事事要求完美。
●不要參與無意義的會議。
●不要說人閒話、四處抱怨。
●不要進行無謂的多工。
●不要讓電子產品對你造成干擾大過幫助。
●不要在上班時間流連社群網站、掛網漫遊。
●不要一直查看e-mail，除非你的工作屬性必須如此。
●不要覺得內疚、不要懷疑自己的價值觀。
●不要覺得自己在做的工作沒價值。
●不要拖到最後才開始做重要的事。
●不用事必躬親。
以上只是點到為止，你懂這概念就可巧妙運用。清單內容和項目種類會因人而異，端看每個人的工作環境適用狀況，去判斷是否切合實際符合邏輯。你只要做好必要的工作，不要花時間去做無謂的事情。也許你會認為減少工作量和消滅時間殺手，跟生產力好像沒有直接關聯。你可能還在想，要提高生產力就應該每天多做一些工作，這是大錯特錯。行事曆上排滿了不重要的雜事，並沒有辦法讓你提高生產力、達到更好的成果。
有自覺的思考，是學習減輕每日工作負擔最重要的關鍵，這樣你才能把時間從工作中搶回，享受到應得的個人生活。仔細分析你的職責和工作要求，決定哪些是必要的工作
「待辦清單」：檢查還有哪些沒做？
現在就可以開始整理、分類那些沒被精簡的工作。這些不能減的工作，就是你的「待辦清單」。很多人以為我反對建立待辦清單，因為我在本書的封面（譯注：指本書美國版書封。）上，放了揉成一團的待辦清單紙條。這真的是個誤會！這團揉皺的紙條只是反映了許多人看到那又臭又長排山倒海的清單，心情非常沮喪的寫照。
待辦清單必須保持條理，清楚明白，在這一節中我們會討論如何建立兩種待辦清單。（在這一段我們會先介紹一種，另一種型式的清單稍後會提到，以免混淆。）
1.第一種清單是屬於每日性的，我稱之為「高效事項」（High Impact Tasks，簡稱HIT），主要是保持工作流程的活性。
2.「重大事項」（Master List），包括未來預定的工作計畫、尚未到期限的待辦事項，以及你已經有了想法，但還沒時間準備開始的事情。
首先，你要分清楚哪些工作今天一定要完成，而哪些不用。如果把這兩種工作混在一起，就很難判斷優先順序，不知道哪些工作要先做，哪些稍後再做即可。
每日性的「高效事項」
「高效事項」當中，包含的工作應該是在特定日期內完成，且分量合理的工作。一般說來，你每天的上班時間大多湧入許多活動，像是開會、收發e-mail、接打電話還有其他的交際活動。（關於如何處理不斷湧入的資訊，我會在第四章中有詳細的討論。）
不要把所有你想做完的事情，都一股腦兒地堆放在「高效事項」清單中，「高效事項」應該是你的工作指南，負責引導你的工作，所以在安排清單的時候，也要考慮到實際的狀況。比方說，你知道要開三個小時的會，要收發一堆e-mail，同事會跑來打擾你，老闆要找你，顧客要跟你聯絡，別忘了還有休息時間，那麼，你為什麼要排出一份十七個小時的工作表？如果你在清單上列出的項目超過十項，我敢說，你把清單列得太長了。
「高效事項」清單上的工作，應該是屬於以下幾種類型：
●把合約寄給某位客戶。
●製作PowerPoint簡報。
●提交每月營業報告書。
●e-mail給強尼的老師，討論關於田徑校隊的事情。
●匯整市場研究分析的結果，制定相關策略。
●撰寫公司新聞稿。
●打電話到科羅拉多大學商學院，安排教學觀摩。
如果運用得當，你的「高效事項」清單將會是提高產能的利器，同時也是很好的管理工具。所以，問問自己：「我手邊有兩個案子，一個是我正在處理某個客戶的案子，另一個則是別人剛剛才丟給我的新任務，如果我跑去接了新任務，本來承諾某客戶今天要完成的事就會黃牛。所以，哪邊比較重要？」如果我的辦公室主任貝卡這樣對待我，而我也接受了，她清單上的事項就會跑到我的清單來了。
「重大事項」清單
「重大事項」清單上的項目，應該包含所有雖不急於一時，但卻是你必須要做或是想要做的事情。（這類事項很多人至今仍會將之列在每天的待辦清單裡。這樣並不恰當。）而每天的「高效事項」應該是短期內必須要完成的，不要拖拖拉拉以致耽誤到那些長期重要的工作發展。把所有重要、但非緊急的事務，或是沒有設定期限的工作，都放在「重大事項」清單中。這樣一來，那些不需要今天完成，但總有一天必須要做的重要事項也會在你的掌握當中。
舉凡公司、部門、小組甚至於你個人，所有經營策略面大方向的事務，都應該會在這個清單上。同樣在清單上的還包括許多「總有一天」要做的事，包含翻新不合宜的工作流程創造新體制，或是你個人想要學習新的語言等等。把「重大事項」清單獨立出來，可以讓「高效事項」清單精簡，不至因事項超載而導致失靈。而「重大事項」本身則可以隨時保持開放，接納許許多多長遠該做的重要事項。
「重大事項」清單上的項目應屬於以下幾種類型：
●聘請新的助理。
●研究客戶關係管理系統（CRM）的軟體。
●下載條碼應用程式。
●採購新的印表機。
●名片印上QR碼。
●為會員網站建置WordPress插入語法程式。
●估算除草服務的費用。
「重大事項」清單應該是隨時在進展中、一份永續性的工作清單。一份生生不息、隨時增添紀錄的長程工作指南。此外，千萬不可把「重大事項」清單列完後就束之高閣漸漸淡忘。隨時謹記在心，要把「重大事項」融入「高效事項」。這樣的話，才能確保你每天不只是在做緊急的工作，同時也在進行真正重要的大事。
從「重大」匯流至「高效」
當你思考該做哪些事情，請想清楚「這件事非得要在今天完成嗎？」如果是，那就放在「高效」群組中，如果不是，就放在「重大」類別當中。
我們會在第四章談到一些整理歸納工作的方法。你大概還是在活頁行事曆上，登錄「高效事項」清單，那麼別忘了給「重大事項」建立一份單獨頁面，並且標上「重大」的標籤。
我個人習慣用Outlook 的「工作」（Tasks）來記錄「重大事項」，因為這個軟體的功能可以很快把「重大事項」匯入「高效事項」。首先開啟Outlook 的工作，設定的步驟如下：
●在工作列上設定成按「開始日期」排列（目前預設都是按「到期日」排列，不要這樣做。你不會希望一件需要三個工作天的任務，今天才看見，而今天就要截止了。）。
●在新增一個工作項目時，先設定「開始日期」，把你想要開始動工，或是再評估的日期填上，然後按確定鍵鍵入「到期日」。（只填到期日的話，你每天就會在工作面板上看到同樣的工作項目。）
●以主要專案為「類別」命名，盡可能列出這個專案所有需要做的大小事，分別填好開始日期及到期日，並把它們全都歸入這個專案名稱的類別之下。這樣一來，你就可以利用「類別」作檢索，輕鬆掌握某特定專案的所有工作清單。
●由於Outlook工作功能會自動按日期把該做的事推移出來，被標幟了「今天」的待辦事項，就是你每天的「高效事項」。
●「總有一天」要做的那些「重大事項」，不要設定「開始日期」和「到期日」，讓它們全部匯整歸入「無日期」的事項列表，以便你可以時時檢閱管理這些事項。
重新回顧的程序
當你建立好工作清單，應該還要依下列三個角度隨時檢視：
1.每月預先安排：檢視自己的行事曆和專案計畫，安排一下哪些項目要在月底前完成。把「總有一天」要完成的「重大事項」，設好「開始日期」，讓它們可以自動被排入每日的「高效事項」。檢視一下有哪些事應該收尾了，哪些專案工作開動了，哪些會議資料該提早做準備了，為了出差哪些事該先安排了等等。同時，把已經過了時效，或因種種原因不再需要做的項目全都刪除。
2.每週反覆貫徹：回顧一週以來每日的工作活頁，看看是否還有未完成或是遺漏的工作項目。比方說，你留言給了誰卻還沒得到回音？誰取消了約會，而且還要重新安排時間？有沒有應辦完卻沒完成的事情？什麼時候忘了寄送感謝函給客戶？別忘了要在適當的時間，做完這些工作。其實，那些成功的人不僅都是自動自發的人，更是能貫徹始終的人。
3.每晚「高效」分類：假想一下你的「高效事項」清單上有十個項目，一般來說「高效」上的項目，應該包含了來自四面八方、輕重緩急不等的事項。縱然你很容易被迫處理緊急但相對沒那麼重要的事情，但別忘了你也必須要做不急但很重要的工作，也就是需要長時間才會發揮效益的事。那麼，當你手上有了空閒的時間，可以任意使用，你打算先做什麼？每天你下班前，請運用下一節提到的分類法，先把明天準備要做的事情做好分類，如果臨時有急事插隊，就可以用分級法決定案子的先來後到。
分級：戰場的急救排序法
還是會有許多人會把「高效事項」清單，誤認成「非完成不可」清單，但這樣子的話，一天得要工作十六小時才辦得到。我重新再說一遍，你不用在下班前把所有大大小小、不分輕重緩急的事情，在一天之內全部辦完。假如這個案子和你的工作關聯不大，或是時間不夠用，就放下吧——至少暫時擱下。不要把所有事情想得太嚴重，想太多只會加重自己的工作量，心情也越來越消沉。所以，一定要保持生活的彈性和靈活。
要怎麼做才能讓生活比較有彈性？首先就是事先找出哪些工作是一旦不得已可以馬上擱下的。想辦法把工作量降到合理的程度，這樣才能每天節省九十分鐘，或者更多你值得留給自己的時間，在這樣的情況下，懂得把事情「分級」非常重要。
「分級」（triage）一詞源自醫學的領域，指的是根據傷患的嚴重程度，給予分級，並依照等級決定照護的方式。按照字面的解釋就是：「依照患者或是傷兵的傷害程度，予以分類、分級；並按照分類分級的標準，決定急救的優先順序以及適當的治療方式。」
在醫院急診室中，負責分級的護士，會依照每位患者的狀況，決定哪些患者應立即接受治療，哪些患者可以稍後再處理。所謂先到先接受服務的概念在這裡不適用，也不應該是這樣；搞清楚優先順序變成最高目標。有了分級系統，醫生就不會花太多時間治療感冒的病人，但同一時間急診室中有人快要失血致死卻沒人上前處理。
「高效事項」的分級概念雖沒有醫療上的那樣嚴正，但確是提高生產力的藥方。就如同護士把患者分級，你也要把自己的工作分出輕重緩急，找出最重要、最優先的那一個，其他的可以先不用管，先全神貫注在最重要的那一件事情上。
在戰場的情況又不一樣了，傷兵數量大，時間也很緊迫，醫務兵會採取另一種分級方式，節省分級傷兵所花費的時間，以爭取更多的搶救時機。北大西洋公約組織的部隊就把傷兵分為以下四個「P」（priority），決定急救的優先順序：
●P1：呼吸停止（立即生命危險。）
●P2：失血（短時間內不進行治療則會危及生命。）
●P3：骨折（長時間不進行治療，病情會惡化。）
●P4：燒傷（傷口會疼痛，需要長期的復原期。）
根據傷害的狀況不同，隨時變更搶救的順位，P1項目需要立即治療（因為沒呼吸沒心跳就是死了），而其他的則比較有時間彈性處理，比方說一位燒傷的傷兵，燒傷的面積很大，比較起傷口小且失血少的傷兵，狀況要嚴重多了。而且，嚴重燒傷的士兵可能會有生命危險，應該要接受P2的治療，而非一般燒傷的P4治療。由此可知懂得活用這個系統，依照實際需要標示順序，比死板地參考案例還要重要。
運用在「高效事項」的分級，是不是也可以此類推？
●P1：今天沒完成這個工作，公司就會開除你。
●P2：最近應完成的高價值、長期性的工作。（通常轉自「重大事項」清單。）
●P3：沒完成這件工作的話，就會有人不高興。
●P4：惱人的瑣事，例如交際應酬和臉書上的網路互動。
你今天必須要完成哪些工作？如果你等下就快要開會了，但你還沒準備好開會用的簡報資料，這件事顯然比較緊急，必須馬上去做（P1）。原本的策略需要更新了，但你需要幾個小時好好思考（P2）。這時候，如果你有個供應商的電話要回覆，就相對比較不那麼重要了，雖然廠商催你回電好像事情很緊急的樣子（P3）。大部分的e-mail不見得都很重要（P3），但如果你已經兩天沒有收信了，你的老闆可能會很不高興（P1）。你甚至可以刪掉某些事項。像是清理休息室爆滿的冰箱完全不用做（P4），不管你心裡有多想快點清理冰箱。
請記得，每個人的情況不同，優先順序也不同，這完全是操之在己，只有你才能決定待辦清單上的優先順序。安排處理順序的時候，也別忘了醫院急診室內的檢傷分級，試著自問：「這件事攸關生死嗎？」，你才能清楚分辨出哪件事一定要馬上辦好（P1），哪些工作可以等一下再做，或是之後幾天做完就可以（P2），又有哪些專案需要幾週的時間，才能結案（P3）？有哪些瑣事可以減少、甚至不用做了（Ｐ4）？當你了解每個工作的重要程度後，就可以找到適當的時機逐一完成工作。
保留一點彈性很重要。P1和P2級別的事情很緊急，必須馬上去做；也就因為這樣，這會是你的「高效事項」主要來源。不過你在安排每日工作時，應該要保留一些空檔給「重大事項」的P2及P3級的事情。P2及P3級的事情通常都不那麼緊急，我建議你只要一有空就主動先做一點，不要拖到最後反而變成不可收拾的危機。
每天工作多少會碰到突發事件，你還是要把這些突發事件排進工作表中，動手處理。畢竟醫院的急診室，不會因為生命垂危的人早上沒預約看診，就拒收患者，不給予急救。
預先做好部分工作的同時，也要刪除一些不必要的工作。比方說，打噴嚏或是被紙割傷的人，卻跑到急診室尋求幫助。你不應去做這一類的工作，也不應該讓這類的工作打亂你的時間表。你不做的話也不會有人生氣，那這件事情就不是很重要，可以從工作表中剔除。被動應付式的瞎忙對你的前途一點幫助也沒有，你該做的工作應該是以職責所在、符合策略目標、維持穩定的進度以及重要卻非緊急的項目為主。
隨時分析你的工作清單，適時縮減工作負擔，確實做好分級歸納，必要時調整優先順序。如此一來，就可以去除掉許多不必要的工作，做好該做的事，不要貿然把工作扔到非待辦區中。確實執行的話，你每天就可以超前進度，空出九十分鐘。這多出來的時間，你可以拿來休息充電，和家人共享生活時光，為之後的挑戰作準備。